آموزش استفاده از Google Calendar یا تقویم گوگل در ویندوز ۱۰، ۸ و ۷

۷ Ways to View Google Calendar on Your Windows Desktop

برنامه گوگل کلندر در سال ۲۰۰۶ میلادی توسط گوگل به کاربران عرضه شد و شما از طریق آن می توانید رویدادها و اتفاقات مهم خود را ذخیره کنید. برای استفاده از تقویم گوگل شما باید اکانت جیمیل داشته باشید. پس از ورود به جیمیل، شما می توانید از طریق منویی که در سمت راست – بالا وجود دارد به Calendar وارد شوید. در ادامه ما نحوه اضافه کردن تقویم گوگل به بوک مارک ها را به شما آموزش خواهیم داد تا سریعتر به تقویم خود دسترسی پیدا کنید، اما این تنها یکی از ۷ روشی است که ما امروز در انزل وب به شما آموزش خواهیم داد پس از شما دعوت می کنیم ادامه پست امروز را مطالعه بفرمایید. تقویم آنلاین یار نیز گزینه خوبی میباشد

آموزش اضافه کردن تقویم گوگل به تقویم ویندوز ۱۰

قبل از اینکه در مورد روش های جایگزین برنامه تقویم گوگل برای کامپیوتر صحبت کنید به ما اجازه دهید خیلی سریع نحوه اضافه کردن تقویم گوگل به برنامه تقویم ویندوز را توضیح دهیم. شما می توانید از طریق منوی Start برنامه Calendar را پیدا کنید. برای اضافه کردن اکانت گوگل خود به مسیر Settings > Manage Accounts > Add Account بروید.

برنامه از شما می خواهد تا ارائه دهنده اکانت خود را انتخاب کنید که گوگل به عنوان یکی از گزینه ها در لیست وجود دارد. روی Google کلید کنید و فرم را پر کنید.

الان شما باید تمام تقویم های گوگل را در زیر Gmail ببینید که در پنل سمت چپ صفه اصلی برنامه واقع شده است. شما می توانید فیلدهای جدیدی اضافه و ویرایش کنید.

منبع:
https://anzalweb.ir/1397/04/29/%D8%AA%D9%82%D9%88%DB%8C%D9%85-%DA%AF%D9%88%DA%AF%D9%84-google-calendar-%DA%A9%D8%A7%D9%85%D9%BE%DB%8C%D9%88%D8%AA%D8%B1-%D9%88%DB%8C%D9%86%D8%AF%D9%88%D8%B2-10/

تبدیل تاریخ شمسی به میلادی در اکسل

تبدیل تاریخ شمسی به میلادی گذرنامه یکی از مسائلی است که افراد را به دانستن و تبدیل تاریخ میلادی به شمسی و معکوس ترغیب کرده است.

اکسل در ورژن های مختلفی عرضه شده است و نسخه های جدید دارای قابلیتی هستند که برای تبدیل تاریخ شمسی در اکسل نیازی به نصب افزونه ندارند.

در حالی که در نسخه های قدیمی تر برای این کار به افزونه نیاز بود. پس شما میتوانید در اکسل 2016 و 2019 بدون نصب افزونه تاریخ شمسی را به میلادی و تاریخ میلادی را به شمسی تبدیل کنید.

آموزش تصویری تبدیل تاریخ شمسی به میلادی در اکسل

در این قسمت از آموزش تبدیل تاریخ شمسی به میلادی در اکسل میخ.اهیم بدون فرمول نویسی و نصب افزونه تبدیل تاریخ ها را در نسخه های 2016 به بعد اکسل به شما یاد دهیم.

• انتخاب قالب تاریخ شمسی در اکسل

باید دقت داشته باشید که در اکسل تاریخ و ساعت ه به صورت شماره سریال در هر سلول مورد نظر ذخیرع میشوند و اگر شما قالب تاریخی را برای آن ها انتخاب کنید میتوانید تاریخ شمسی و یا میلادی را در آن ها ذخیره کنید.

1. در مرحله اول برای آن که قالب تاریخ شمسی را انتخاب کنید لازم است روی سلول مورد نظرتان که تاریخی را نوشته اید کلیک راست کنید. دراین مرحله منویی برای شما ظاهر میشود که باید گزینه Format Cells را انتخاب کنید.
2. در مرحله دوم باید از نوار ابزار بالای صفحه باز شده گزینه Number را انتخاب کرده و از فهرست سمت چپ گزینه Date را انتخاب کنید.
3. در مرحله سوم از قسمت Location یا Locale گزینه persian(iran) را انتخاب کنید.
4. در این مرحله برای آن که تاریخ شمسی نمایش داده شود و قالب تاریخ شمسی انتخاب شود باید در قسمت Calendar type گزینه persian را انتخاب کنید.
5. در این مرحله برای آن که مقداری که در سلول نوشته اید به صورت شمسی در سلول نشان داده شود باید تیک گزینه Input dates according to selected calendar را بزنید.
6. شما در قسمت 6 میتوانید محوه ای که تاریخ شمسی در اکسل نمایش داده میشود را مشاهده کنید.
7. در قسمت 7 نیز محتویاتی که به صورت واقعی در سلول وجود دارد را مشاهده میکنید.

• آموزش تغییر تاریخ شمسی در اکسل

در این حالت اگر بخواهید تاریخ شمسی را به تاریخ میلادی تبدیل کنید باید فرمت سلول انتخابی تان را تغییر دهید. برای این منظور باید مراحل زیر را طی کنید.

1. در این مرحله از تبدیل تاریخ شمسی به میلادی بدون افزونه شما باید روی سلول دلخواهتان کلیک راست کنید و مجدد گزینه Format Cells و سپس در بالای پنجره باز شده گزینه Number را انتخاب کرده و گزینه Date را از فهرست سمت چپ انتخاب کنید.
2. در مرحله بعدی باید نمونه اول از type را انتخاب کرده و در قسمت Locale میتوانید فرمت سلول را تغییر داده تقویم میلادی را انتخاب کنید. برای انتخاب تقویم میلادی باید در قسمت Locale گزینه Gregorian را انتخاب کنید.
3. به این ترتیب شما تاریخ شمسی را به تاریخ میلادی در اکسل تبدیل کردید و نیازی به نصب افزونه و فرمول نویسی نداشتید.

شما با آموزشی که در این قسمت قرار داده ایم میتوانید به صورت معکوس تاریخ میلادی را به تاریخ شمسی تبدیل کنید. شما همچنین از این راه میتوانید تاریخ شمسی را به تاریخ قمری و معکوس تبدیل کنید.

منبع:
https://arya-acc.com/%D8%AA%D8%A8%D8%AF%DB%8C%D9%84-%D8%AA%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D8%AE-%D8%B4%D9%85%D8%B3%DB%8C-%D8%A8%D9%87-%D9%85%DB%8C%D9%84%D8%A7%D8%AF%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D8%A7%DA%A9%D8%B3%D9%84/

روش تبدیل تاریخ تولد از شمسی به میلادی در اندروید و ویندوز

برای ثبت نام در سایت‌های خارجی و یا ساخت ایمیل نیاز است که تاریخ تولد خود را با به صورت میلادی وارد کنید. از تاریخ تولد در برخی از سایت‌های خدمات اینترنتی مثل جیمیل برای بازیابی حساب و تشخیص کاربر مالک استفاده می‌شود. همچنین اگر از خدمات یک سایت استفاده می‌کنید شاید به اطلاعات شخصی شما از جمله تاریخ تولد به میلادی نیز نیاز باشد. ما در این مطلب تصمیم داریم 3 روش ساده برای تبدیل تاریخ تولد از شمسی به میلادی یا قمری را با استفاده از یک سایت اینترنتی و نرم افزار اندروید و ویندوز آموزش دهیم.

آموزش تبدیل تاریخ تولد از شمسی به میلادی اینترنت (قابل استفاده در اندروید و ویندوز)

سریعترین و آسان‌ترین راه برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی با استفاده از وب‌سایت‌های تبدیل آنلاین تاریخ است. شما در هر سیستم عاملی که هستید تنها با استفاده از یک مرورگر اینترنتی می‌توانید تبدیل تاریخ را انجام دهید.

ابتدا به وب‌سایت زیر مراجعه کنید:

https://www.bahesab.ir/time/conversion

پس از ورود به سایت مورد نظر، نوع تبدیل را روی شمسی به میلادی و قمری قرار دهید. سپس تاریخ مورد نظر خود را وارد کرده و روی تبدیل ضربه بزنید. پس از چند لحظه وب‌سایت مورد نظر تاریخ شما را به میلادی و قمری تبدیل خواهد کرد.

آموزش تبدیل تاریخ تولد از شمسی به میلادی در گوشی اندورید

در اندروید با استفاده از نرم افزار “تبدیل تاریخ” می‌توانید تاریخ تولد خود را از شمسی به میلاد و قمری تبدیل کنید. دقت این برنامه بسیار بالا است و حتی سال‌های کبیسه را نیز محاسبه می‌کند. همچنین پیشنهاد می‌کنیم که از نوشته ” آموزش تنظیم تاریخ در اندروید ” دیدن کنید. بدین ترتیب ابتدا اپلیکیشن تبدیل تاریخ را برای اندروید از باکس دانلود دریافت و نصب کنید:

اکنون برنامه تبدیل تاریخ را اجرا کنید. سپس تاریخ مورد نظر خود را به شمسی وارد کنید تا لحظه‌ای تبدیل شود.

آموزش تبدیل تاریخ تولد از شمسی به میلادی در ویندوز

برای تبدیل تاریخ در ویندوز یک برنامه به اسم Date Converter ارائه شده است که با اجرای آن می‌توانید اقدام به تبدیل تاریخ از شمسی به میلادی و بالعکس کنید. ابتدا نرم افزار مورد از انتهای این مطلب و بخش باکس دانلود دریافت و نصب کنید:

پس از اجرای برنامه با محیط زیر برخورد خواهید کرد. برای تبدیل تاریخ از شمسی به میلادی کافی است از بخش Shamsi تاریخ را وارد کنید تا به صورت آنی در بخش Miladi تاریخ تبدیل شود.

منبع:
https://gooyatech.com/convert-persian-date-to-english/

فرایند کار و اهمیت دبیرخانه

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

استفاده از سیستم دبیرخانه آنلاین برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

دستورالعمل دبیرخانه :

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل های مشخص شده ای دارد که آنها عبارت می باشند از :

1. در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه ها را در این دفتر انجام دهید.
2. نامه هایی که از سوی سازمان به بخش های دیگر ارسال می شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام شود.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
4. کاتالوگ هایی که مربوط به بخش های سازمان می باشد باید به طور کامل ساماندهی شود.
5. تمامی نامه ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های
6. دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می کنند.

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

1. تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
2. نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
4. به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
5. تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
6. صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
7. تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
8. هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%a7%d9%87%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%aa%d8%ad%d9%82%d9%82-%d8%af%d9%88%d9%84%d8%aa-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9/

مدل‌های ارائه‌ی خدمات در رایانش ابری

به‌طور کلی پایه و اساس رایانش ابری یکسان است، اما نوع ارائه‌ی خدمات آن در 3 دسته‌ی زیرساخت به عنوان سرویس (IaaS)، پلتفرم به عنوان سرویس (PaaS) و نرم‌افزار به عنوان سرویس (SaaS) ارائه می‌شود که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

زیرساخت به عنوان سرویس (IaaS)

همان‌طور که از نام این مدل پیداست (Infrastructure as a Service) در حقیقت زیرساخت‌های لازم برای ارائه خدمات ابری را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد، این مدل معمولا شامل ارائه‌ی خدمات زیرساخت‌های مورد نیاز شبکه و یا فضای میزبانی ابری برای وبسایت شرکت‌ها می‌شود.

پلتفرم به عنوان سرویس (PaaS)

در این مدل (Platform as a Service) یک پلتفرم جهت ایجاد سایر نرم‌افزارهای مورد نیاز در اختیار افراد قرار می‌گیرد و تقریبا تمام پیکربندی‌های مورد نیاز سیستم‌عاملی در کلود (Cloud) انجام شده و مشتری تمام تمرکز خود را روی توسعه‌ی نرم‌افزارش می‌گذارد.

نرم‌افزار به عنوان سرویس (SaaS)

این مدل (Software as a Service) را می‌توان ملموس‌ترین حالت سرویس‌های ابری برای افراد عادی دانست، در این سرویس کاربر نهایی هیچ ارتباطی با سرویس ابری نداشته و تنها از برنامه‌های میزبانی شده روی آن استفاده می‌کند، به عنوان مثال وب‌اپلیکیشن‌هایی مانند یوتیوب یا فیس‌بوک، یا ابزارهای تحت وب مثل آفیس آنلاین، گوگل‌داک، دراپ‌باکس یا گوگل درایو نمونه‌هایی از سرویس‌های SaaS هستند.

حال که با مدل‌های متنوع رایانش ابری آشنا شدیم، بد نیست نگاهی نیز به ابرها از نظر مالکیت‌شان داشته باشیم، به طور کلی می‌توان ابرها را در 4 دسته‌ی مختلف از نظر مالکیت گروه‌بندی کرد، که این موارد عبارتند از:

ابرهای عمومی

در این حالت، فضای ابری در محیط اینترنت قرار داشته و همه‌ی افراد یا مراکز می‌توانند از آن استفاده کنند، این نوع سرویس در تمام نقاط دنیا و بدون محدودیت جغرافیایی در دسترس کاربران خواهد بود.

ابر خصوصی

این نوع ابر معمولا مختص شرکت‌هایی است که خود منابع سخت‌افزاری قدرتمندی دارند، اما می‌خواهند از مزایای رایانش ابری که در ادامه توضیح خواهیم داد، در سازمان خود بهره‌مند شوند.

ابر ترکیبی

در حقیقت این مدل از ترکیب دو حالت قبلی تشکیل شده و برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که علاوه‌بر به کارگیری فضای ابری مخصوص به خود، از فضای ابر عمومی نیز استفاده می‌کنند. برای بهره وری بیشتر سازمان خود از دبیرخانه آنلاین استفاده کنید

ابر گروهی

در برخی مواقع، کل منابع اختصاص داده شده به کاربر، برای وی بسیار زیاد است، در چنین حالتی یک فضای ابری بین گروهی از کاربران تقسیم شده و به‌صورت مشترک مورد استفاده‌ی افراد قرار می‌گیرد.

منبع:
https://www.hamyarit.com/blog/cloud-computing/#:~:text=%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D8%A7%D9%86%D8%B4%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%D8%A8%D9%87%20%D8%B2%D8%A8%D8%A7%D9%86%20%D8%B3%D8%A7%D8%AF%D9%87,%D8%A8%D9%87%20%DA%A9%D9%85%DA%A9%20%D8%A2%D9%86%20%D9%88%20%D8%A7%D8%B2

علت نامگذاری روز جهانی زنان

علت نامگذاری روز جهانی زنان

روز هشتم مارس سالروز اعتراض زنان کارگر فابریکه نساجی کتان در سال ۱۸۵۷ میلادی در شهر نیویورک آمریکا، به شرایط کاری سخت و غیر انسانی با دستمزد کم کارگران زن و مبارزه علیه بی عدالتی در زمینه حقوق زنان نسبت به حقوق مردان است. به همین علت این روز به عنوان روز جهانی زن انتخاب شد و سالانه میلیون‌ها زن و مرد در سراسر جهان در روز هشتم مارس با ترتیب اجتماعات و گردهمایی‌ها برای انعکاس پیشرفت‌ها و دستاوردهای به دست آمده و کنش‌های شجاعانه و نیز عزم راسخ زنان، این روز را گرامی می‌دارند. برای دیدن مناسبتهای سال به تقویم آنلاین یار مراجعه فرمایید.

منبع:
https://www.imna.ir/news/629569/%D8%B1%D9%88%D8%B2-%D9%85%D8%A7%D8%AF%D8%B1-%DB%B1%DB%B4%DB%B0%DB%B1-%DA%A9%DB%8C-%D8%A7%D8%B3%D8%AA-%D8%AA%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D8%AE-%D8%B1%D9%88%D8%B2-%D8%B2%D9%86-%D9%88-%D9%88%D9%84%D8%A7%D8%AF%D8%AA-%D8%AD%D8%B6%D8%B1%D8%AA-%D9%81%D8%A7%D8%B7%D9%85%D9%87-%D8%B2%D9%87%D8%B1%D8%A7

کاربرد اتوماسیون اداری چیست؟

بطور کلی دارای سه وظیفه اصلی است: ذخیره اطلاعات، تبادل داده و مدیریت داده. در هر یک از این حیطه‌ها از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده می‌شود.

ذخیره اطلاعات

• اولین بخش کاری این سیستم، ذخیره اطلاعات است.
• ذخیره اطلاعات، مربوط به مواردی مانند ثبت فرم‌ها و مستندات اداری است.
• کاربرد داده‌ها نیز شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر و یا داده‌های صفحه گسترده است.
• بسته‌های نرم افزاری پردازش متن، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند.
• نرم افزارهای صفحه گسترده، کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

تبادل داده‌ها

پست الکترونیکی، پست صوتی و… نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی داده‌ها به شمار می‌روند. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکان پذیر می‌کند.

این سیستم‌ها نشان دهنده امکان مشارکت، در سیستم اتوماسیون اداری است. البته آن دسته از سیستم‌های اداری که توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند با نام «گروه افزار» نیز شناخته می‌شوند. دبیرخانه آنلاین یار نیز از همین گروه است.

مدیریت داده‌ها

سیستم اتوماسیون اداری، معمولا برای پیگیری داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت استفاده می‌شود. مثلا برای طرح‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و… این سیستم، مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. علت آن هم تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری است که طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند.

دبیرخانه

اصلی ترین بخش و هسته‌ی اولیه و اساسی اتوماسیون اداری است، که شامل فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود.

در این بخش از اتوماسیون، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

فرم ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام “فرم‌ساز و موتور گردش فرم” شناخته می‌شود.

این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات

برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد.

یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

منبع:
https://webcomco.com/%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A8%D9%87-%D8%B2%D8%A8%D8%A7%D9%86-%D8%B3%D8%A7%D8%AF%D9%87/

مزایا و کاربرد‌های صندوق مکانیزه فروش چیست؟

صندوق فروشگاهی چیست؟

صندوق فروشگاهی دستگاهی شبیه به یک کامپیوتر است که با استفاده از نرم‌افزار فعال روی آن می‌توانید تمامی فرآیندهای مرتبط به فروش کالا را به‌وسیله آن مکانیزه کنید. صندوق‌ مکانیزه فروش معمولا با دیگر دستگاه‌ها، مانند اسکنر برای اسکن بارکد کالا‌ها و پرینتر برای چاپ فیش پرداخت است.

در مدل‌های پیشرفته این صندوق‌ها، امکاناتی برای تحلیل داده‌های انبار و فروش در نظر گرفته شده است. صندوق فروشگاهی معمولا در فروشگاه‌های خرده‌ فروشی، کافه‌ها، رستوران‌ها و سوپرمارکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. کاربرد صندوق‌های مکانیزه فروش به 140 سال گذشته برمی‌گردد، بااین‌حال هنوز هم اغلب کسب‌و‌کار‌ها در سطح جهان از این صندوق‌ها استفاده می‌کنند.

مزایا و کاربرد‌های صندوق‌ فروشگاهی چیست؟

سادگی استفاده

صندوق‌ مکانیزه فروش عمدتا برای پیشبرد ساده و سریع عملیات فروش طراحی می‌شوند، بنابراین معمولا کاربرپسند هستند و به‌راحتی می‌توان کار با آن را به کارکنان آموزش داد. همچنین به واسطه مکانیزه کردن فرآیندهای محاسبه مالیات فروش، تولید فیش پرداخت و ردیابی فروش، به شکل کلی منجر به سهولت استفاده و البته رضایت پرسنل می‌شوند.

سرعت بخشیدن به عملیات پرداخت توسط مشتری

صندوق‌ مکانیزه فروش به شما کمک می‌کند با سرعت و اثربخشی بیشتر، فرآیندهای پرداخت مشتری را پیش ببرید. همچنین به کمک این صندوق‌ها می‌توانید در سریع‌ترین زمان ممکن، مجموع قیمت فروش را محاسبه کنید و دیگر جزئیات فروش مثل تاریخ و زمان خرید، نام اپراتور، پیشنهادها و پروموشن ها را در فیش پرداخت مشتری لحاظ کنید.

افزایش امنیت

امروزه صندوق‌های فروشگاهی به شکلی طراحی می‌شوند که هریک از کارکنان یا مدیرانی که بخواهند به آن دسترسی داشته باشند، باید نام کاربری و پسورد اختصاصی داشته باشند. همچنین این صندوق‌ها اغلب مجهز به دوربین‌های امنیتی با کیفیت بالا برای کنترل کشوی پول نقد و نرم افزار فروش هستند.

گزارش‌گیری

صندوق‌ مکانیزه فروش تمامی اطلاعات مربوط به هر تراکنش فروش را ذخیره می‌کند. این موضوع فقط منجر به ثبت موجودی محصولات فروشگاه یا انبار نمی‌شود؛ بلکه به ارائه تصویر شفافی از روند فروش کمک می‌کند. این گزارش‌ها کمک می‌کند نگرش دقیق‌تری از میزان عرضه و تقاضای محصولات فروشگاه کسب کنید. به شکل کلی، صندوق‌های فروشگاهی به دلیل ارائه راهکاری امن و دقیق، با هدف مدیریت فرایند‌های فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد.

منبع:
https://www.systemgroup.net/knowledge-network/what-is-cash-register/

چگونه تاریخ گوشی را شمسی کنیم

آموزش اضافه کردن تقویم شمسی سال 1401 به تقویم میلادی گوشی‌های اندرویدی – مرتضی اسدی

در این نوشته قصد دارم افزودن تقویم شمسی سال ۱۴۰۱ را به تقویم گوگل (Google calendar) و همپنین افزودن تقویم شمسی به برنامه‌ی تقویم پیش‌فرض گوشی‌های اندرویدی را آموزش دهم.

مرتضی اسدی

مرتضی اسدی وبلاگ معرفی نرم‌افزار

آموزش اضافه کردن تقویم شمسی سال 1401 به تقویم میلادی گوشی‌های اندرویدی

دوشنبه ۱ فروردین ۱۴۰۱

در این نوشته قصد دارم افزودن تقویم شمسی به میلادی سال ۱۴۰۱ را به تقویم گوگل (Google calendar) و همپنین افزودن تقویم شمسی به برنامه‌ی تقویم پیش‌فرض گوشی‌های اندرویدی را آموزش دهم.

اکثر گوشی‌های اندرویدی یک برنامه تقویم به صورت پیش‌فرض روی خود نصب دارند و به دلیل اینکه این نرم‌افزار فقط تاریخ میلادی دارد، برای ما ایرانیان (که تقویم رسمی کشورمان تقویم هجری خورشیدی است) کاربردی نبوده و اکثر افراد در کنار این نرم‌افزار، یک تقویم شمسی هم در گوشی خود نصب می‌کنند. اما می‌توان تقویم هجری شمسی را به تقویم پیش‌فرض گوشی اندرویدی اضافه کرد.

نقشه‌ی راه

تمام کاری که باید انجام دهید شامل سه مرحله زیر است:

👈 شروع ← افزودن یکی از تقویم ۱۴۰۱ به تقویم گوگل ← افزودن حساب گوگل به تلفن ← همگام‌سازی / sync ← تمام! 🏁

برای اضافه کردن تقویم شمسی به تقویم گوگل مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله ۱: افزودن تقویم ۱۴۰۱ به تقویم گوگل

من تقویم ۱۴۰۱ را در نسخه‌های متفاوتی ایجاد کرده‌ام تا جوابگوی سلیقه‌های مختلف باشد؛ روی لینک هر کدام از تقویم‌های زیر که بیشتر می‌پسندید، کلیک کنید و در زبانه‌ی جدید که باز می‌شود روی گزینه‌ی کلیک کنید تا این تقویم به لیست تقویم‌های شما اضافه شود.‌

تقویم کامل سال ۱۴۰۱ (شامل روز هفته، روز، ماه و سال)، مثال: دوشنبه ۱ فروردین ۱۴۰۱تقویم سال ۱۴۰۱ (شامل روز هفته، روز و ماه)، مثال: دوشنبه ۱ فروردینتقویم کوتاه سال ۱۴۰۱ (روز و ماه)، مثال: ۱ فروردینتقویم کوتاه سال ۱۴۰۱ (روز، ماه و سال فقط عددی)، مثال: ۱۴۰۱/۱/۱تقویم عددی سال ۱۴۰۱ (روز و ماه، فقط عددی)، مثال: ۱/۱

تقویم کوتاه سال ۱۴۰۱ (روز)، مثال: ۱تقویم کوتاه سال 1401 (روز، ماه و سال به صورت عدد انگلیسی)، مثال: 1401/1/1تقویم کوتاه سال 1401 (روز و ماه به صورت عدد انگلیسی)، مثال: 1/1تقویم کوتاه سال 1401 (روز به صورت عدد انگلیسی)، مثال: 1تقویم تعطیلات رسمی ۱۴۰۱ مطابق تعطیلات رسمی در سایت time.irمرحله ۲: افزودن حساب گوگل به تلفن

اگر قبلا حساب گوگل‌تان را به تلفن همراه اضافه نکردید، از طریق مسیر زیر آن را اضافه کنید:

تنظیمات (Setting) ← حساب‌های کاربری (User & Accounts) ← افزودن حساب (Add accuont) ← انتخاب آیکون گوگل (G) ← وارد کردن نام‌کاربری و پسورد

مرحله ۳: فعال کردن همگام‌سازی (Sync) حساب گوگل

حال که حساب گوگل‌تان را به تلفن اضافه کرده‌اید به مسیر زیر بروید:

تنظیمات (Setting) ← حساب‌های کاربری (User & Accounts) ← کلیک روی حساب گوگل‌تان ([e-mail]) ← همگام‌سازی تقویم (sync calendar)

همانند شکل زیر باید گزینه مربوط به تقویم فعال باشد:

تمام! 🏁تمام مراحل را انجام دادم، اما تقویم اضافه نشد…

گاهی اوقات لازم است که گزینه همگام‌سازی در خود گوگل‌کلندر هم فعال شود؛ به آدرس calendar.google.com/calendar/syncselect رفت و مشابه تصویر زیر، همگام‌سازی (sync) را برای تقویم اضافه شده فعال کنید.

اگر همچنان مشکل باقی است و تقویم ۱۴۰۱ اضافه نشده است، برنامه تقویم گوگل را نصب کنید و سه مرحله‌ی بالا را در آن انجام دهید.

حذف (لغو اشتراک یا unsubscribe)

calendar.google.com ← تنظیمات ← انتخاب تقویم مورد نظر از ستون راست ← کلیک روی حذف تقویم ← کلیک روی لغو اشتراک

گرفتن فایل خروجی (Export) از تقویم شمسی ۱۴۰۱

calendar.google.com ← تنظیمات ← انتخاب تقویم مورد نظر از ستون راست ← کلیک روی نشانی عمومی در قالب iCal (یا Public address in iCal format)

خروجی یک فایل در فرمت فایل iCal است که توسط اکثر نرم‌افزارهای تقویم در تمامی پلتفرم‌ها (اندروید، iOS، ویندوز، لینوکس، مک) پشتیبانی می‌شود.

استفاده از این تقویم در سایر پلتفرم‌ها (نظیر ویندوز و لینوکس)

برای استفاده از این تقویم در سایر پلتفرم‌ها، چنانچه یکی از تقویم‌های بالا را به گوگل‌تان اضافه کرده باشید؛ تنها کافی است که پلتفرم مورد نظر، حساب گوگل را اضافه کنید. برای مثال:

در ویندوز ۱۰ در برنامه تقویم (Mail and Calendar) کافی است حساب گوگل خود را به حساب‌ها (accounts) اضافه کنید و سپس از منوی سه نقطه بالای برنامه گزینه همگام‌سازی (synchronize) را بزنید.

در توزیع‌های مختلف لینوکس مثل اوبونتو، ابتدا بایستی حساب گوگل‌تان را از طریق تنظیمات سیستم در حساب‌های آنلاین (Online Accounts)اضافه کرد و سپس در برنامه Gnome Calendar، گزینه همگام‌سازی (synchronize) را بزنید.

سوالات پر تکرارسوال: آیا افزودن این تقویم باعث فارسی شدن تماس‌ها و پیامک‌ها می‌شود؟پاسخ: خیر، پشتیبانی کردن از تقویم فارسی به نرم‌افزار یا برنامه شماره‌گیر،‌مخاطبین و پیامک شما مربوط می‌شود، برای این منظور می‌توانید در فروشگاه‌هایی نظیر گوگل‌پلی یا بازار دنبال تلفن/پیامک با تقویم فارسی بگردید.سوال: آیا افزودن این تقویم باعث فارسی شدن تاریخ در پیام‌رسان‌های نظیر واتساپ و تلگرام می‌شود؟پاسخ: خیر، اکثر پیام‌رسان‌های خارجی از تاریخ شمسی پشتیبانی نمی‌کنند.سوال: تمامی مراحل را انجام دادم، اما تقویم فارسی در گوشی‌ام نمایش داده نمی‌شود، چه کار کنم؟پاسخ: تصویر زیر، افزودن گوگل‌کلندر در گوشی‌های سامسونگ را نشان می‌دهد؛ برای بزرگتر دیده شدن تصویر روی آن کلیک کنید.

منبع:
https://mosts.ir/post/%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D8%AA%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D8%AE-%DA%AF%D9%88%D8%B4%DB%8C-%D8%B1%D8%A7-%D8%B4%D9%85%D8%B3%DB%8C.p94477

آیا فرآیند استخدام همیشه یکسان است؟

مطمئناً هر سازمان و شرکتی فرآیند استخدام مخصوص خود را دارد. فرآیند استخدامی که برای شرکتی تاثیر مثبت دارد، لزوماً برای شرکت دیگر همان تاثیرگذاری را ندارد. به همین دلیل است که توانایی خودآگاهی از ضروریات تیم منابع انسانی در مراحل استخدام است. شما به عنوان شخص استخدام کننده نمی‌توانید بر اساس حدس و گمان عمل کنید، بلکه باید فرایندی را به کار بگیرید که مطمئن هستید نیازتان را بر طرف می‌کند.

آنچه باید به یاد داشته باشید این است که در فرآیند استخدام، واقعاً باید استخدام کرد. یکی از مسائل مهم در فرآیند استخدام، جذب نیروهای درجه یک و تراز اول بازار کار است. تیم منابع انسانی شما باید بتوانند این عده از کارشناسان را به مجموعه شما جذب کنند. شاید بپرسید چرا؟ زیرا این افراد اصلاً به دنبال کار نیستند! به احتمال زیاد، این عده از متخصصان، در حال حاضر در شرکتِ خوبی مشغول به کار هستند و حقوق خوبی هم دریافت می‌کنند. البته ناگفته نماند که استخدام چنین افرادی کار چندان آسانی نیست.

دقیقاً به همین دلیل باید به خاطر داشته باشیم که فرآیند استخدام به این معنی نیست که در یک وب‌سایت استخدامی یک آگهی درج کنیم و منتظر بمانیم تا رزومه ها دسته‌دسته برایمان ارسال شوند. با درج آگهی در وب‌سایت استخدامی، شاید بهترین نیروی کاری که در آن بازه زمانی به خصوص به دنبال کار می‌گردد را پیدا کنید. اما قطعاً بهترین کاندیداهای ممکن را پیدا نخواهید کرد.

مدیران ارشد مجموعه زمانی که در حال بررسی فرآیند و مراحل استخدام هستند، باید ذهنیتی باز و فعال داشته باشند. به عبارت دیگر، تمرکز آن‌ها باید بر روی شناسایی، جذب، مصاحبه، استخدام و نگهداری بهترین کاندیداهای در دسترس در بازار باشد (فارغ از اینکه به دنبال شغل هستند یا نه). جمله قبل، تعریف خلاصۀ فرآیند استخدام است.

آشنایی با مراحل استخدام
خب، حالا که با تعریف فرآیند استخدام آشنا شدیم، زمان آن است که مراحل استخدام را نیز بشناسیم. همانطور که پیشتر اشاره کردیم مدیران ارشد شرکت باید نیازهای خود و راهکارهای رفع آن‌ها را بشناسند. همچنین، آن‌ها باید به شکلی فعال در جهت رفع نیازهای منابع انسانی خود قدم برداشته و چارچوبی کلی برای آن در نظر داشته باشند. گاهی اوقات ایجاد یک فلوچارت استخدامی می‌تواند شما را در مسیر درست قرار دهد. برای نظم بخشیدن به کارهای خود می توانید از یک تقویمانلاین نیز بهره بگیرید.

۱- شناسایی نیاز استخدامی
قطعاً اگر ندانید به چه چیزی نیاز دارید، نمی‌توانید آن را رفع کنید. دانستن این موضوع که شما به یک (موقعیت شغلی) در شرکت خود نیاز دارید کافی نیست. شما باید شرح وظایف کامل این موقعیت شغلی را نیز بدانید.

نکتۀ مهمی که در این جا وجود دارد این است که شما باید شرح وظایف آخرین فردی که در این موقعیت شغلی فعال بوده را در زمان ترک کار بدانید، نه شرح شغلی که در زمان استخدام به او پیشنهاد شده است زیرا این احتمال وجود دارد که او در طول زمان مسئولیت‌های دیگری را نیز بر عهده گرفته باشد.

در چنین شرایطی، شرح شغلی آن‌ها هنگام خروج از سازمان با آن چیزی که در هنگام استخدام دریافت کرده بودند، کاملاً متفاوت است.

۲ – برنامه‌ریزی استخدام
زمانی که نیاز خود را به طور دقیق شناسایی کردید، حال زمان آن است که برای رفع این نیازها برنامه‌ریزی کنید. یک ضرب‌المثل قدیمی وجود دارد که می‌گوید: “اگر در برنامه‌ریزی شکست بخورید، یعنی برای شکست برنامه‌ریزی کرده‌اید”.

با هر فردی که در فرآیند و مراحل استخدام با او سر و کار دارید، هماهنگی‌های لازم را انجام دهید و آن‌ها را در جریان برنامه‌ریزی‌ها و کانال‌های ارتباطی قرار دهید. شاید باورتان نشود، اما یک قدم اشتباه می‌تواند تمام تلاش‌هایتان را از بین ببرد.

۳ – جستجو برای استخدام
در این مورد کارشناسان منابع انسانی نباید گردآورنده باشند و باید به عنوان یک شکارچی عمل کنند. بسیاری از شرکت‌ها تصور می‌کنند که با درج یک آگهی شغلی، بارانی از رزومه‌های متخصصان و کارشناسان درجه یک بازار بر سرشان می‌ریزد. اما حقیقت طور دیگری است.

دقیقاً به همین دلیل است که شرکت‌ها، فردی با عنوان «هد هانتر (Headhunter)» را استخدام می‌کنند؛ برای آنکه نیروهای تراز اول را شکار کند.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d9%85%d8%b1%d8%a7%d8%ad%d9%84-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d8%ae%d8%af%d8%a7%d9%85/

چرا به فکس اینترنتی نیاز داریم؟

اگر کسب کار شما پررونق باشد و سر شما شلوغ، احتمالا وقت ندارید به فکس فکر کنید. با این حال خیلی از کسب و کارها هنوز هم از فکس استفاده زیادی دارند.

ممکن است تامین کننده شما هنوز هم سفارشات را از طریق فکس قبول کند. یا ممکن است به واسطه شغلتان با شرکت های دولتی و سازمان هایی کار کنید که هنوز راه ارتباطی فکس را رسمی میشناسند. اما صف شلوغ کارمندان منتظر دریافت و ارسال فکس واقعا تصویر ناراحت کننده ای را میسازد و وقت زیادی از آنها میگیرد. حتی ممکن است اینهمه کاغذ بازی و سر و کله زدن با دستگاه فکس آنها را کلافه کند یا باعث شود بعضی از پروژه ها به خاطر زمان ناکافی به کل از دست برود.

جدای از این مشکلات بخشی از فکر شما یا مدیر داخلی شرکت باید مدام درگیر نگهداری از دستگاه سنتی فکس باشد … خرید کارتریج فکس و رول کاغذی و تعمیرات گاه به گاه … به جای اینهمه دردسر و مشکلات ریز و درشت میتوان یک جایگزین هوشمندانه برای دستگاه فکس پیدا کرد! مجبور نیستیم در عصر تکنولوژی اینهمه ناسازگاری را تحمل کنیم!

نمابر، یک انتخاب هوشمندانه برای جایگزینی دستگاه فکس

به همین دلیل نمابر را به شما معرفی میکنیم. کارمندان شما میتوانند پشت میز کار خود بنشینند و با ایمیل و پنل آنلاین، فکس ها را دریافت و ارسال کنند. میتوانند از طریق پرینترهای وایرلس یا گوشی تلفن خود یا لپ تاپ و تبلت فکس های کاری بفرستند و دریافت کنند، بدون اینکه وقت و انرژی زیادی صرف کنند. ما برای شرکت شما در هر اندازه ای، راهکاری هوشمندانه ارائه میدهیم.

مهم نیست اگر صاحب یک کسب و کار بسیار کوچک یا متوسط یا حتی یک شرکت با بسیار بزرگ با چندین شعبه هستید، ما از پس مدیریت فکس های شما برمی آییم. با ما تماس بگیرید و یک قدم موثر در جهت الکترونیک کردن کسب و کار خود و همچنین صرفه جویی در وقت و هزینه با نمابر بردارید.

منبع:

https://namabar.com/why-need-internet-fax/

اصول بایگانی چیست؟

بایگانی و آرشیو

بایگانی مجموعه ای از اسناد و یا پرونده های تاریخی یا اولیه است. این کلمه همچنین ممکن است به محل نگهداری اسناد اشاره کند. بایگانی برای حفظ دائم یا طوالنی مدت مدارکی که دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و یا حقوقی دارند استفاده می شود.

بایگانی عبارت است از فن اداره، نظارت و حفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری ومراجعه که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت. برای آرشیو آنلاین نامه های اداری می توانید از نرم افزار دبیرخانه ساده استفاده کنید.

طبقه بندی از نظر بایگانی :

یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل پرونده است، باید دارای این خصوصیات زیر باشد:

• اطمینان : طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.
• سرعت : طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.
• سهولت : نحوه طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکانپذیر باشد.
• قابلیت انعطاف : طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.

اصول بایگانی

• اصل آسان بودن : به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد.
• اصل قابلیت اجرا :براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد.
• اصل قابلیت انعطاف :به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحوالت را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی الزم را انجام داده باشد.
• اصل دقت و سرعت :سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشد که در عین دقت و صحت، امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند.
• اصل افراد با صلاحیت:کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط الزم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند.

• اصل نظم اصولی و منطقی :

در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها، بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی کند در این رابطه رعایت نکات زیر توصیه می شود:

1. وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های مندرج در آن
2. رعایت تقدم و تاخر در شماره و تاریخ نامه ها
3. حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی
4. رعایت حد متعارف برای قطر هر پرونده

منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی

1. طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی براساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جغرافیایی
2. طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه
3. طبقه بندی براساس تاریخ آنلاین امروز

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d9%87-2/

CRM و افزایش فروش

مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relation Management) یا به اختصار CRM،‌ کلیدی برای رشد سازمان‌ها است. این فناوری باعث بهبود تعاملات بین شرکت‌ها با مشتریان و ایجاد سود بیشتر می‌شود. در بین عموم مردم وقتی صحبت از CRM می‌شود بیشتر منظورشان نرافزار CRM می‌باشد. این نرم‌افزار قابلیت مدیریت اطلاعات اشخاص و شرکت‌ها، کاریز فروش، فعالیت‌ها، گزارشات و غیره دارا است. هرچند استفاده از CRM به عنوان یک تکنیک فروش نمی باشد، اما می تواند ابزاری برای افزایش کارای راهکارها و تکنیک هایی بایشد که شما در فرایند فروش خود استفاده می کنید. همچنین می توانید از سایر نرم افزار فروش نیز استفاده کنید.

بنابراین CRM در کسب و‌کارهای کوچک و بزرگ مهم است زیرا :

1. فرصت‌های بیشتری از کسب و کار شما را به مشتری تبدیل می‌کند.
2. درصد بیشتری از مشتریان تان را راضی نگه می‌دارد.
3. علاوه برای داشتن پایگاه داده مشتریان خود یک تصویر دقیق از وضعیت عملکرد کسب و کارتان دارید.
4. به دلیل پیگیری منظم،‌ باعث فروش بیشتر به مشتریان قبلی می‌شود.
5. یا استفاده از گزارش‌های روزانه نرم‌افزار تبلیغات هوشمندانه‌تری می‌توان انجام دارد. در نتیجه هزینه‌های تبلیغات کاهش می‌یابد.

برای نتیجه‌گیری بهتر از CRM ابری استفاده کنید زیرا :

1. ارزان قیمت است.
2. از همه جا قابل دسترسی دارد.
3. پشتیبانی وقابلیت توسعه مناسبی دارد.
4. دارای پنل گزارش‌دهی اختصاصی است.

منبع:
https://www.salesdemy.ir/%DB%B4-%D8%AA%DA%A9%D9%86%DB%8C%DA%A9-%D9%81%D8%B1%D9%88%D8%B4/