همیشه صورت جلسه بنویسید
همانقدر که نوشتن دستور جلسه پیش از جلسه میتواند مفید باشد و از بینظمی و پریشانی جلسه جلوگیری کند، نوشتن صورت جلسه پس از جلسه هم میتواند تضمینی برای پیگیری بهتر توافقها و تصمیمها باشد.
حتی اگر یک جمع کوچک دو سه نفری هستید، باز هم صورت جلسه بنویسید و نگویید که ما جمع کوچکی هستیم و همهی توافقها در خاطرمان میماند (حداقل خاصیت صورت جلسه این است که به «حافظهی کسب و کار شما» تبدیل میشود و پس از چند ماه یا چند سال، میتوانید روند تغییرات کسب و کارتان را ببینید و ارزیابی کنید).
صورت جلسه گزارشی از توافقها و تصمیمها است و نیز مجموعهای از اقدامها که به افراد مختلف واگذار شده است.
باید چنان صورت جلسه را جدی بگیرید که بتوان آن را در حد سند حل اختلاف به کار برد:
- اگر کاری در صورت جلسه ذکر نشده، بعداً هیچکس حق نداشته باشد به استناد گفتههای شفاهی جلسه، از کسی انتظار بیشتری داشته باشد.
- همچنین اگر کاری در صورت جلسه ذکر شده، بعداً هیچکس حق نداشته باشد با استناد به گفتههای شفاهی جلسه، از انجام آن طفره رود.
در سازمانهای بزرگ، معمولاً نوشتن صورتجلسه گرفتار یک فرایند بروکراتیک و زمانبر میشود. در حدی که پس از پایان جلسه، چیزی به عنوان صورتجلسه آماده نیست. بلکه مدیر آن را بعداً به سلیقهی خود تنظیم میکند و برای همهی حاضرین میفرستد تا امضا کنند.
دقت داشته باشید که حتی اگر فرم رسمی صورتجلسه دیرتر آماده میشود، مفاد اصلی آن باید در همان مدت جلسه توسط دبیر جلسه تدوین شود و در پایان جلسه خوانده شود.
صورتجلسههایی که بعد از برگزاری جلسه تنظیم میشوند، به تدریج جلسه را بیاعتبار میکنند و میتوانند منشاء اختلاف و تعارض باشند.
برای تبدیل تاریخ میلادی به شمسی می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.
برای برگزاری جلسات یک آیین نامه بنویسید
تا اسمی از آییننامه به میان میآید، احساس میکنیم که با یک سازمان عریض و طویل دولتی روبرو هستیم که در آن، برای انجام دادن و ندادن هر کاری، آییننامه و بخشنامهای تنظیم میشود.
اما آییننامهی برگزاری جلسات حتی برای یک تیم استارتآپی هم میتواند مفید باشد.
برخی از نکات این درس را که پسندیدهاید، میتوانید در آییننامه بگنجانید. حتماً نکات دیگری هم وجود دارد که به تجربه به آن رسیده باشید و صلاح بدانید که آنها را در آییننامه قرار دهید.
فراموش نکنید که جلسات، ضمن اینکه میتوانند قلب تپندهی کسب و کار شما باشند، به سادگی میتوانند به قاتل زمان و مانع اثربخشی هم تبدیل شوند. اگر واقعاً به این نکته باور داشته باشید، در نوشتن آییننامه و ویرایش دائمی آن تردید نخواهید کرد.
منبع:
https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d8%a7%d8%aa-%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%db%8c-%db%8c%da%a9-%d8%ac%d9%84%d8%b3/