نامه اداری چیست و چند مدل است؟

دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های هر سازمان به شمار می رود که فعالیت ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد و باید به آنها اهمیت بسیاری داده شود. فرایند کار این بخش به این نحو است که تمامی گردش هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه های ادرای می باشد را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.در سیستم سنتی این بخش که نامه ها به صورت فیزیکی ارسال می شد دشواری های زیادی وجود داشت و شاید در این بین نامه ای گم می شد.

ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه های اداری به طور کامل انجام می شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه می باشد و به همین دلیل تمامی سازمان ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می دهند.

انواع نامه های اداری :

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامه های اداری صحبت کرده ایم. مهمترین آنها عبارت می باشد از :

  1. نامه های درون سازمانی :

این نامه ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان می باشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع می شوند. به عنوان مثال :

– نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین تر ارسال می شود.

– نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می شود.

– نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می شود.

– نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

  1. نامه های برون سازمانی :

همانطوری که از نام این نامه ها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال می شود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی می گویند. به عنوان مثال :

– نامه ای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال می شود.

– نامه ای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده می شود.

– نامه ای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار می روند.

– نامه ای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان می باشند.

منبع:
https://yeganehsoft.com/%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F/

+ نوشته شده در دوشنبه بیست و هشتم آذر ۱۴۰۱ ساعت 16:16 توسط  | 

نمابر یعنی چه؟

نمابر، پست تصویری، تلفکس، دورنگار، فکس، یا فاکس تصویری از یک مدرک (یک یا چند صفحه متن یا تصویر) را به دستگاه فکس دیگر می فرستد. این دستگاه تصویر مدارک فرستاده شده توسط دستگاه‌های فکس آنلاین دیگر را هم چاپ می‌کند. ماشینی که تصویر را می فرستد الگوی نقاط روشن و تاریک مدرک را به سیگنال الکتریکی تبدیل می‌کند.

استفاده از نرم افزار های اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه و… برای بالابردن راندمان به سازمان ها پیشنهاد می شود.

این سیگنال از طریق شبکه تلفن به دستگاه گیرنده می‌رسد که سیگنال را به صورت اولیه اش بر می گرداند. بعضی از دستگاه‌های فکس یک گوشی تلفن هم دارند که با آن می‌توان با شخصی که با دستگاه دیگر کار می‌کند صحبت کرد. به مدارکی که ارسال می‌شوند فکس یا نمابر می گویند.

برچسب‌ها: فاکس
+ نوشته شده در یکشنبه بیستم آذر ۱۴۰۱ ساعت 15:30 توسط  | 

تبدیل تاریخ میلادی به شمسی با کد نویسی

تبدیل تاریخ میلادی به شمسی

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

$current_gdate = date('Y/m/d');

$arr_parts = explode('/', $current_gdate);

$gYear = $arr_parts[0];

$gMonth = $arr_parts[1];

$gDay = $arr_parts[2];

$current_jdate = gregorian_to_jalali($gYear, $gMonth, $gDay, '/');

echo $current_gdate . ' - ' . $current_jdate;

?>

در قطعه کد فوق عمل تبدیل تاریخ میلادی به شمسی را انجام داده ایم. ابتدا در خط ۳ تاریخ میلادی روز جاری را بدست آورده ایم. در خطوط ۵ تا ۹ با استفاده از تابع کتابخانه ای ()explode بخشهای روز، ماه و سال میلادی را استخراج کرده و در درون آرایه arr_parts ذخیره کرده ایم. در نهایت در خط ۱۱ با استفاده از تابع ()gregorian_to_jalali عمل تبدیل تاریخ میلادی به شمسی را انجام داده ایم.

تابع ()gregorian_to_jalali یکی از توابع موجود در کتابخانه jdf است که جهت تبدیل تاریخ میلادی به شمسی استفاده می شود. این تابع جهت عملکرد صحیح به اعداد مربوط به سال، ماه و روز میلادی نیاز دارد. به این صورت می تواند عمل تبدیل تاریخ میلادی به شمسی را انجام دهد.

خروجی قطعه کد فوق به صورت زیر است :

1

2019/10/26 - 1398/08/04

تبدیل سال شمسی به میلادی

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

$current_jdate = jdate('Y/m/d', '', '', 'Asia/Tehran', 'en');

$arr_parts = explode('/', $current_jdate);

$jYear = $arr_parts[0];

$jMonth = $arr_parts[1];

$jDay = $arr_parts[2];

$current_gdate = jalali_to_gregorian($jYear, $jMonth, $jDay, '/');

echo $current_jdate . ' - ' . $current_gdate;

?>

در قطعه کد فوق عمل تبدیل تاریخ شمسی به میلادی را انجام داده ایم. ابتدا در خط ۳ تاریخ شمسی روز جاری را بدست آورده ایم. دقت کنید که برای انجام صحیح عمل تبدیل تاریخ شمسی به میلادی اعداد تاریخ شمسی می بایست انگلیسی باشند. در خطوط ۵ تا ۹ با استفاده از تابع کتابخانه ای ()explode بخشهای روز، ماه و سال شمسی را استخراج کرده و در درون آرایه arr_parts ذخیره کرده ایم. در نهایت در خط ۱۱ با استفاده از تابع ()jalali_to_gregorian عمل تبدیل تاریخ شمسی به میلادی را انجام داده ایم.

تابع ()jalali_to_gregorian یکی از توابع موجود در کتابخانه jdf است که جهت تبدیل تاریخ شمسی به میلادی استفاده می شود. این تابع جهت عملکرد صحیح به اعداد مربوط به سال، ماه و روز شمسی نیاز دارد. به این صورت می تواند عمل تبدیل تاریخ شمسی به میلادی را انجام دهد.

خروجی قطعه کد فوق به صورت زیر است :

1

1398/8/4 - 2019/10/26

منبع: https://mzsoftware.ir/working-with-jalali-date-in-php/

+ نوشته شده در پنجشنبه دهم آذر ۱۴۰۱ ساعت 10:4 توسط  | 

معرفی 2 اپلیکیشن تقویم فارسی

برنامه های تقویم فارسی زیادی برای گوشی های اندرویدی و آیفون وجود دارد. اما مشکل اینجاست که بعضی از آنها به دلیل برنامه نویسی ضعیف باعث ایجاد حفره امنیتی در گوشی شما می شوند یا دقیق نیستند یا سرعت گوشی را پایین می آورند. اما در این مطلب ما با دقت زیاد 2 تا از بهترین اپلیکیشن های تقویم را معرفی کرده ایم.

تقویم بادصبا

تقویم بادصبا ابزار مناسبی برای برنامه ریزی زمانی و اطلاع دقیق از اوقات نماز خواندن در هر موقعیت مکانی است.

ویژگی ها:

  • پخش اذان: دارای هشداردهنده صوتی و تصویری پخش اذان جهت آگاهی وقت نماز
  • یادآوری کننده: یکی دیگر از قابلیت های تقویم بادصبا، یادآوری قرارهای ملاقات، تاریخ های تولد یا مناسبت های خاص دیگر به شماست.
  • این برنامه شامل یک قبله نمای و نقشه برای نمایش دقیق جهت قبله است.
  • رکعت شمار این نرم افزار ابزار مناسبی برای نمازگزارن محسوب می شود.
  • این اپلیکیشن رایگان شکل منظم تری به برنامه های روزمره شما می دهد.

تقویم پرشین کلندر

ساعت و تقویم ایران، اوقات شرعی نقاط مختلف ایران، مناسبتهای روز و تبدیل تاریخ شمسی به میلادی
تقویم فارسی فوق ، منطبق بر تقویم ایرانی بوده و شامل تقویم هجری شمسی و مناسبت های ملی، مذهبی، جهانی و روز های تعطیل رسمی و تقویم میلادی و قمری همراه روزهای هفته تا سال 1400 و بعد از آن میباشد.
بصورت عادی تاریخ امروز ایران و تقویم ۱۴۰۰ ( سال 1400 شمسی ) با مناسبتها و تعطیلات منطبق بر تقویم رسمی کشور نمایش داده میشود و باتغییر سال و ماه ، میتوان تقویم سایر سالها و ماه ها را مشاهده کرد.

ویژگی ها:

  • تقویم شمسی ، میلادی و قمری
  • پشتیبانی اززبان های فارسی، کوردی، آذری، گیکلی، پشتو، دری، عربی، و انگلیسی
  • امکان مرور سریع تقویم و حرکت بین ماه ها
  • نمایش تعطیلات رسمی ایران
  • ویجت هوشمند و نمایش ساعت و اوقات شرعی
  • امکان تاک‌بک، مناسب برای نابینایان
  • امکان تبدیل تاریخ شمسی به میلادی و برعکس ( تبدیل تاریخ میلادی به شمسی)
  • پشتیبانی از مناسبت‌های ایران و افغانستان و مناسبت‌های بین‌المللی، به صورت انتخابی
  • نوار پایدار اعلان تاریخ که از طریق تنظیمات قابل حذف است
  • اوقات شرعی و قبله‌نما که با تنظیم شهر در تنظیمات برنامه قابل استفاده است
  • با فشردن طولانی بر روی روزها می‌توانید یک رویداد به تقویم گوگل در گوشی بیافزایید
  • قبله نما و قطب نما و کرنومتر حرفه ای

منبع
https://jalebamooz.com/android-apps/persian-calendar-apps/

+ نوشته شده در سه شنبه هشتم آذر ۱۴۰۱ ساعت 15:19 توسط  | 

مقایسه دبیرخانه الکترونیک با دبیرخانه سنتی

دبیرخانه الکترونیک چیست؟

به واحد دبیرخانه ای که عملیات های ثبت نامه، بایگانی نامه، شماره گذاری نامه، توزیع نامه، صدور نامه را به صورت الکترونیک انجام می دهد، دبیرخانه الکترونیک می گویند.

با توجه به افزایش روز افزون مکاتبات اداری، سازمان ها لزوم استفاده از یک نرم افزار را برای ایجاد دبیرخانه های الکترونیک احساس کردند. می توان گفت دبیرخانه قلب واحد های اداری هر سازمانی می باشد. سازمان ها همیشه دغدغه ایجاد یک سیستم جامع دبیرخانه را داشته اند. تنها راه حل موجود خرید نرم افزار دبیرخانه می باشد.

در دبیرخانه الکترونیک کنترل، عملیات و مدیریت امور دبیرخانه به صورت الکترونیک انجام می شود. بدیهی است که میزان خطای انسانی کاهش یابد و رضایت شغلی افزایش یابد.

دبیرخانه سنتی چیست؟

به واحد دبیرخانه ای که عملیات های ثبت نامه، بایگانی نامه، شماره گذاری نامه، توزیع نامه، صدور نامه را به صورت سنتی و دستی انجام می دهد، دبیرخانه سنتی می گویند.

در سیستم دبیرخانه سنتی کنترل و مدیریت عملیات توسط نیروی انسانی و سنتی انجام می شود. در سیستم سنتی به جای استفاده از نرم افزار دبیرخانه از دفتر اندیکاتور استفاده می شود. یعنی نامه های وارده و صادره به محض ورود تحویل مسئول دبیرخانه شده و در دفتر اندیکاتور ثبت می گردید.

تفاوت دبیرخانه الکترونیک با دبیرخانه سنتی

  • ثبت نامه ها
  • جستجو نامه ها
  • بایگانی نامه ها
  • دسترسی به نامه ها
  • توزیع نامه ها

منبع:
https://yeganehsoft.com/%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A7%D9%84%DA%A9%D8%AA%D8%B1%D9%88%D9%86%DB%8C%DA%A9-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA/

برچسب‌ها: دبیرخانه آنلایت
+ نوشته شده در پنجشنبه سوم آذر ۱۴۰۱ ساعت 12:33 توسط  | 

دبیرخانه چیست و چه کاربردی دارد؟

دبیرخانه نقش مهمی در هر سازمان دارد و با توجه به اهمیت مکاتبات در سازمان‌ها، شناخت فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب می‌شود. همچنین، شناخت بهتر دبیرخانه می‌تواند به شما کمک کند تا با استفاده از نرم افزارهای مکاتبات اداری، فعالیت‌های دبیرخانه را خودکارسازی کرده و بهره‌وری کسب و کار خود را افزایش دهید. امروزه با توجه به پیشرفت تکنولوژی نرم افزار دبیرخانه جایگزین دبیرخانه سنتی شده اند.

دبیرخانه چیست؟

برای آشنایی با دبیرخانه، اولین سوالی که باید به آن پاسخ داده شود این است که اصلا دبیرخانه چیست؟ دبیرخانه یک واحد سازمانی مستقل است که امور دفتری و مکاتبات اداری یک سازمان (از جمله ثبت نامه‌های وارده و صادره، بایگانی و نظارت بر گردش آن‌ها) را انجام می‌دهد. در واقع اصلی‌ترین وظیفه دبیرخانه، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح نامه‌ها است. به همین دلیل دبیرخانه در مرکز امور اداری هر سازمان قرار دارد و از مهمترین و کاربردی‌ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد. دقت بالای انجام امور در این واحد نیز از اهمیت زیادی برخوردار است.

دبیرخانه‌ها از قواعد و دستورالعمل‌های یکسانی برای مدیریت مکاتبات اداری استفاده می‌کنند. فعالیت‌های متصدی دبیرخانه یا نرم افزاری که از آن استفاده می‌کنید باید منطبق با این قواعد باشد.

وظایف دبیرخانه کدام است؟

حال که دانستید دبیرخانه چیست، نوبت آشنایی با وظایف دبیرخانه است. واحد دبیرخانه وظایف مشخصی بر عهده دارد. این وظایف، امروزه در بسیاری سازمان‌ها توسط یک نرم افزار دبیرخانه به صورت خودکار انجام می‌شود. با این حال برای مدیریت بهینه واحد دبیرخانه لازم است تا با وظایف اساسی آن آشنا باشید. مهم‌ترین وظایف دبیرخانه عبارتند از:

  • وظیفه دبیرخانه، بررسی تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی از نظر وجود امضاء، تعداد پیوست، ارتباط نامه با گیرنده یا فرستنده، و … است.
  • مشخصات هر نامه‌ای که در دبیرخانه پردازش می‌شود، باید ثبت شود. در سیستم سنتی، این ثبت در دفتر اندیکاتور انجام می‌شود، اما در نرم افزارها این کار به صورت اتوماتیک انجام شده و تاریخ، شماره نامه‌ها و سایر مشخصات آنها در سیستم ذخیره می‌شود.
  • دیگر وظیفه دبیرخانه این است که بعد از ثبت نامه‌ها، در صورتی که نامه خروجی باشد، برای ارسال آنها اقدام کند و در صورتی که نامه ورودی باشد باید به مسئول یا واحدی که مخاطب نامه است تحویل داده شود که به مورد اخیر، ارجاع نامه نیز گفته می‌شود.
  • توزیع اطلاعیه‌های عمومی و بخش نامه‌های سازمان میان واحدها و کارکنان نیز از دیگر وظایف دبیرخانه است.

منبع:
https://www.faragostar.net/what-is-secretariat/

برچسب‌ها: دبیرخانه, نرم افزار دبیرخانه
+ نوشته شده در سه شنبه یکم آذر ۱۴۰۱ ساعت 15:30 توسط  |