اوراق مالی اسلامی (صکوک):

همان گونه که در مقاله اوراق قرضه اشاره شد، اوراقی هستند که مبتنی بر قرض با بهره می باشند که از نظر اسلام، ربا و حرام است. در این شرایط کشور های اسلامی نمی توانند از این اوراق برای تامین مالی استفاده کنند.

بنابراین اوراق مشارکت منتشر شد که به وسیله آن شرکت اقدام به تامین مالی نماید و برای خرید دارایی و تامین نقدینگی دچار مشکل نشود اما اوراق مشارکت در این زمینه نتوانست کاربردی داشته باشد.

سپس متخصصان مالی ابزار های مالی جدیدی را طراحی کردند که با استفاده از آنها بتوانند به تامین مالی بپردازند که یکی از مهم ترین آنها صکوک می باشد.

 

مفهوم صکوک:

صکوک جمع کلمه “صک” و به معنای اسناد است که این لغت در فارسی مترادف چک در نظر گرفته می شود.

صکوک، به اوراق بهادار با ارزش مالی یکسان و قابل معامله در بازار های مالی گفته می شود که بر پایه یکی از قرارداد های مورد تایید متون اسلامی طراحی شده‌ باشد. دارندگان این اوراق، به صورت مشاع مالک یک یا مجموعه ای از دارایی ها و منافع حاصل از آنها هستند.

در واقع صکوک یک ابزار نوین مالی می باشد که در کشور های اسلامی جایگزین اوراق قرضه می باشد و بر پایه دارایی با درآمد ثابت یا متغیر در بازار های ثانویه قابل معامله می باشند.

نکته: اوراق صکوک خودشان دارای ارزش می باشند و نمی توانند بر اساس فعالیت های سفته بازی باشند.

 

تفاوت صکوک با اوراق قرضه با درآمد ثابت:

در واقع می توان گفت که صکوک بیان گر مالکیت یک دارایی مشخص می باشد و اوراق قرضه فقط گواهی تعهد بدهی است. بنابراین بین صادر کننده اوراق قرضه و خریدار آنها رابطه ای به شکل وام دهنده و وام گیرنده برقرار است که در آن نرخ بهره وام، ثابت می باشد.

اعتبار اوراق قرضه وابسته به اعتبار صادر کننده یا ناشر آن می باشد در صورتی که اعتبار صکوک به ناشر وابسته نمی باشد و تنها به ارزش دارایی پشتوانه بستگی دارد.

نکته: فروش صکوک در بازار ثانویه، فروش مالکیت دارایی است اما فروش اوراق قرضه، یک نوع فروش بدهی محسوب می شود.

در صکوک امکان افزایش اصل دارایی و در نتیجه ارزش خود ورقه صکوک وجود دارد در حالی که اصل بدهی در اوراق قرضه قابلیت افزایش ندارد.

 

تشابه صکوک با اوراق قرضه:

– قابلیت نقد شوندگی در بازار ثانویه
– درجه بندی اعتباری توسط موسسات رتبه بندی و قابلیت افزایش اعتبار
– تنوع در طراحی و عرضه
– مزایای استفاده از ابزارهای مالی اسلامی (صکوک):
– افزایش نقدینگی بانی از طریق انتشار صکوک
– خروج دارایی ها از ترازنامه و جایگزین شدن وجوه نقد
– قابل استفاده بودن دارایی ها با وجود جدا شدن آنها از دارایی های شرکت بانی
– کاهش ریسک و کاهش هزینه تامین مالی
– کمک به توسعه بازار سرمایه با فراهم کردن امکان تبدیل دارایی ها به اوراق بهادار

شما می توانید برای بالابردن راندمان امور شرکت و سازمان خود از نرم افزار های سازمانی مثل نرم افزار فروش استفاده کنید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d9%88%d8%b1%d8%a7%d9%82-%d9%85%d8%a7%d9%84%db%8c-%d8%a7%d8%b3%d9%84%d8%a7%d9%85%db%8c/

تنظیم نمودار حساب های کسب و کارهای کوچک:

به طور کلی ۵ نوع حساب وجود دارد که چارت حساب ها را تشکیل می دهند که در ادامه به شرح آنها پرداخته می شود:

دارایی ها:

دارایی ها مواردی هستند که شرکت مورد نظر، آنها را در اختیار دارد. مثلا پولی که در حساب های بانکی وجود دارد، موجودی که در اختیار دارند و تجهیزاتی که در تجارت خود استفاده می کنند، دارایی هستند که در گزارش های ترازنامه ذکر می شوند.

 

بدهی ها:

بدهی ها مبالغی هستند که شرکت به دیگران بدهکار است. می توان به مواردی مانند وام خرید خودرو های حمل و نقل، وام مسکن که برای خرید انبار استفاده شده است و سایر موارد، اشاره کرد که همانند دارایی ها ، بدهی ها نیز در گزارش های ترازنامه ذکر می گردند.

 

حقوق صاحبان سهام:

هر چیزی که تجارت شرکت مذکور را در اختیار دارد، گویند. به عنوان مثال پولی که مالک در تجارت خود سرمایه گذاری می کند و همچنین سود پس انداز شده از سود سهام به معنای سود خالص و یا زیانی که از زمان شروع کار در تجارت نگهداری می شود.

 

درآمد:

درآمد در واقع حاصل از فروش محصولات و یا ارائه خدمات است. درآمد در گزارش های سود و زیان که به عنوان صورت سود نیز شناخته می‌شود، درج می گردد.

 

مخارج:

هر نوع خرید و پرداختی که شما برای انجام امور روزمره تجارت خود خرج می کنید، مخارج شرکت در نظر گرفته می شود به عنوان مثال هزینه های تبلیغاتی، لوازم اداری و حقوق و مزایای کارمندان از جمله مواردی هستند که تحت عنوان مخارج نام برده می شوند.

 

منبع: وبلاگ یار
https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d9%87%d9%85%db%8c%d8%aa-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%b4%d8%b1%da%a9%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%da%a9%d9%88%da%86%da%a9/

مزایای حسابداری شرکت های کوچک:

یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت شرکت های کوچک مدیریت مالی ضعیف به ویژه در اولین سال فعالیت به شمار می رود. از آنجا که مشاغل کوچک دارای بودجه و منابع محدودی هستند، حسابداری  تحت وب نقش مهمی در ارائه‌ی اطلاعات دارد که این اطلاعات در پیشرفت شرکت بسیار مهم خواهد بود.

 

 

استفاده از نرم افزار دبیرخانه و تقویم آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

ضرورت حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک:

– ردیابی جریان گردش مالی

– رفاه شغلی به دلیل درک هزینه های ثابت و متغیر و…

– جلوگیری از کلاه برداری و سرقت اموال و منابع مالی

– شناسایی افراد ناکارآمد

– صرفه جویی در هزینه های مختلف

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d9%87%d9%85%db%8c%d8%aa-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%b4%d8%b1%da%a9%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%da%a9%d9%88%da%86%da%a9/

 

نرم افزار مدیریت بازاریاب حضوری آسه :

نرم افزار ردگیری بازاریابی حضوری آسه چندین سال است که فعالیت خود را آغاز کرده است . این نرم افزار بازاریابی و فروش قابلیت های بسیاری دارد که در ادامه به طور مختصر به آنها می پردازیم :

 

مزایای نرم افزار مدیریت فروش حضوری آسه :

• مدیریت نواحی : نمایش مشتریان فعال و غیر فعال بر روی نقشه
• مسیربندی هوشمند
• کاتالوگ کالا : امکان نمایش تصاویر کالاها در هنگام ثبت سفارش
• ارسال و سفارش گیری آنلاین و مشاهده وضعیت سفارش ثبت شده
• مانیتورینگ
• آنالیز ویزیت
• نمایش اطلاعات تکمیلی محصولات
• ثبت و نمایش فاکتورها

هزینه استفاده این نرم افزار فروش آنلاین حضوری به این صورت است که شما باید نرم افزار را خریداری کنید . یعنی با توجه به تعداد ماژول هایی که به انها نیاز دارید حدودا مبلغ 15 تا 20 میلیون تومان را باید برای 3 ماه بپردازید و در این مدت از پشتیبانی رایگان نیز استفاده خواهید کرد . بعد از آن باید 25 تا 30 درصد مبلغ کل را برای خرید سالیانه پرداخت کنید.

اپلیکیشن ردگیری فروش بازاریاب های کارا :

این یک نرم افزار بازاریابی و فروش تحت وب است که ماژول های مختلفی ارائه میدهد از جمله : انبارداری ، خزانه داری ، گزارش دهی ، ارائه کاتالوگ و حسابداری. اپلیکیشن ردگیری فروش بازاریاب های کارا در 5 نسخه مختلف عرضه می گردد که عمده تفاوت آنها در قیمت ، تعداد بازاریاب ها و تعداد ماژول ها است.یعنی به طور کلی حداقل تعداد ویزیتورها در نسخه پایه 5 نفر و در نسخه کامل 30 ویزیتور می باشد.

همچنین زمان پشتیبانی آن نیز در نسخه پایه 3 ماه ، نسخه جنرال 6 ماه ، نسخه ادونس 9 ماه ، نسخه ادونس پلاس 12 ماه و در نسخه کامل 15 ماه میباشد. اختلاف قیمت این نسخه از نرم افزارها نیز به این صورت است که نسخه پایه که ارزان ترین نسخه است دوارزده میلیون و هشتصد هزار تومان و در نسخه کامل سی و دو میلیون می باشد. قیمت سایر نسخه ها در این محدوده میباشد.

علاوه بر این ، با استفاده از این نرم افزار ویزیتوری اندروید دیگر نیازی به نرم افزار حسابداری نخواهید داشت . از دیگر قابلیت های اپلیکیشن ردگیری فروش بازاریاب های کارا می توان به موارد زیر اشاره کرد :

• ثبت و مدیریت سفارش ها
• انبار و انبار داری
• صدور فاکتور
• وصول یا برگشتی چک های دریافتی
• حسابداری و خزانه داری
• سفارش گیری آنلاین

 

 

منبع

https://blog.yar.cloud/%d8%a8%d9%87%d8%aa%d8%b1%db%8c%d9%86-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%9f/

یادداشت اداری چیست؟

یادداشت ها در واقع نوشته هایی است که در بین سطوح مختلف یک سازمان مبادله می شود و می تواند فاقد شماره باشد.

   استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

۱- وارده

• شخصی
• اداری
• محرمانه

 

۲- صادره

• محرمانه
• خیلی محرمانه
• سری
• کلی سری

 

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

 

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

 

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

• کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
• تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
• تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
• تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
• تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

 

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

• رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
• معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
• مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

ابزار و روش‌ کنترل هزینه یا تقلیل هزینه

۱- سیستم بهایابی استاندارد

این سیستم به‌ شکل کلی برای مدیریت هزینه‌ به‌کار برده می‌شود. بهای تمام شده‌ی محصول به ‌شکل استاندارد تخمین زده و با هزینه‌های واقعی مقایسه می‌شود. هم‌چنین، انحرافات و علل آن مورد بررسی قرار می‌گیرند.

 

۲- کنترل بودجه

یکی دیگر از ابزارهای کنترل هزینه‌ها در حسابداری بحث بودجه‌ریزی است. در این روش به ‌ازای هر فعالیت واحد تجاری بودجه‌ای پیش‌بینی و به‌ طور دائم عملیات واقعی با بودجه مقایسه می‌شود.

 

۳- کنترل موجودی

کنترل موجودی‌ها تکنیک‌ها و روش‌های خاص خودش را دارد که از طریق آن‌ها می‌توان هزینه‌های انبارداری و موجودی نگهداری شده در انبار را مدیریت کرد.

استفاده از اتوماسیون آنلاین برای مدیریت بهتر امور شرکت ها و سازمان ها  پیشنهاد می شود.

 

۴- برنامه‌ریزی تولید و کنترل عملیات تولید

برای تهیه‌ی برنامه‌ی تولید، واحد برنامه‌ریزی تولید نیاز دارد تا همکاری نزدیکی با واحدهای بازاریابی و فروش داشته باشد.

واحد برنامه‌ریزی تولید می‌تواند انواع روش‌های برنامه‌ریزی تولید نظیر تولید یک محصول، تولید براساس روش بچ یا انبوه و سایر روش‌ها را به‌کار ببرد، اما در نهایت تعداد محدودی از گریدها و سایزها برای تولید انتخاب می‌شوند.

 

ارتباط ERP با کنترل هزینه و تقلیل هزینه

ERP یک بسته‌ی نرم‌افزاری کاربردی درون‌سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده‌ی راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی براساس نیازهای پویای سازمان‌هاست.

با نگاهی به ماژول‌های تشکیل‌دهنده‌ی یک ERP و مقایسه‌ی آن با ابزارهای مدیریت هزینه نام برده شده در بخش قبل، می‌توان نتیجه‌گیری کرد که به کمک یک ERP قوی در یک سازمان می‌توان ترکیبی از ابزارهای کنترل هزینه، هم‌چنین تقلیل هزینه را در اختیار داشت.

عملیاتی نظیر کنترل عملیات تولید، کنترل موجودی کالا، کنترل بودجه و در نهایت محاسبه‌ی بهای تمام شده به روش استاندارد بدون ERP فرآیندی بسیار زمان‌بر و پُرهزینه است.

 استفاده از نرم افزار فروش و تقویم آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

جمع‌بندی

دو روش «کنترل هزینه» و «تقلیل هزینه» توسط شرکت‌های تولیدی به‌منظور کاهش هزینه‌ی تولید مورد استفاده قرار می‌گیرند.

«کنترل هزینه» به‌ عنوان یک نقشه‌ی راه برای یک واحد تجاری است و از طریق استانداردسازی هزینه‌ها و فرآیندها و کنترل هزینه‌ها در قالب آن عمل می‌کند. از سوی دیگر «تقلیل هزینه»، استانداردهای ایجاد شده را به چالش کشیده و با به‌کارگیری نگرش‌های جدید سبب کاهش هزینه می‌شود.

مجموعه‌ نرم‌افزارهای ERP همکاران سیستم تحت عنوان راهکاران یک راه‌حل جامع سازمانی است که می‌تواند به عنوان یک بستر مناسب، تسهیل‌کننده دو مفهوم فوق عمل کند. همچنین نرم‌افزارهای راهکاران ابری همکاران سیستم همین کارکرد را در بستر ابر ارائه می‌دهد.

منبع»

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%db%8c%d8%b3%d9%87%e2%80%8c%db%8c-%d9%85%d9%81%d8%a7%d9%87%db%8c%d9%85-%da%a9%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%84-%d9%87%d8%b2%db%8c%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%aa%d9%82%d9%84%db%8c%d9%84-%d9%87/

با دامنه‌ی فعالیت تقلیل هزینه آشنا شویم

معمولا سطوح یا بخش‌های مختلفی برای تقلیل هزینه در نظر گرفته می‌شود که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

 

سطح طراحی محصول

طراحی محصول معمولا یکی از سطوحی است که برای کاهش هزینه‌ها مورد غفلت قرار می‌گیرد، درحالی‌که یکی از بهترین محل‌هایی است که می‌توان در آن هزینه‌های تولید را کاهش داد.

برای نمونه، شرکت HTC سوئد، از ابزاری به‌عنوان«نمونه‌سازی اولیه دیجیتال» digital prototyping استفاده می‌کند. استفاده از این ابزار تا ۹۷درصد از هزینه‌های طراحی محصولات جدید را کاهش داده است.

در گذشته برای تولید محصول جدید می‌بایست یک نمونه‌ی فیزیکی از آن با در نظر گرفتن تمام خصوصیات محصول تولید می‌شد، ولی در مدل جدید، تمام این ویژگی‌ها به‌شکل دیجیتالی طراحی می‌شود و به مهندسان شرکت، امکان طراحی و تولید و در نهایت بررسی تمام قسمت‌های محصول جدید را می‌دهد.

در طراحی محصول جدید می‌توان از زوایای مختلفی هزینه‌ها را کاهش داد. برای نمونه، چگونه با به‌کارگیری مواد اولیه‌ی کم‌تر همان محصول را تولید کرد، زمان تولید محصول به نحوی طراحی شود که کم‌ترین زمان ممکن، مورد نیاز باشد یا بسته‌بندی به نحوی باشد که هزینه‌ی آن اقتصادی‌تر باشد.

 

سطح سازمان

تقلیل هزینه از طریق بهبود سازمان کار کارخانه از جمله شفاف بودن شرح وظایف واحدها، وجود کانال‌های ارتباطی موثر و کارآمد بین واحدها و سایر موارد اینگونه نیز می‌تواند بهبود پیدا کند.

 

سطح فرآِیند تولید

برای اجرای یک برنامه‌ی تقلیل هزینه در تولید یک محصول، می‌بایست تمام عملیات موجود مورد بررسی قرار گیرد تا بهترین روش انتخاب شود. برای کاهش ضایعات می‌بایست از ابزار با کیفیت بالاتر استفاده شود.

 استفاده از نرم افزار فروش و تقویم آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

سطح هزینه‌های اداری

کاهش هزینه‌های اداری واحدهای تجاری هم می‌تواند تاثیر درخورتوجهی بر روی قیمت محصولات داشته باشد؛ مانند، مدیریت هزینه‌های ارتباطات نظیر تلفن و اینترنت یا کاهش هزینه‌های ماموریت پرسنل.

 

سطح هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی

با بازنگری روش‌های بازاریابی ، تنظیم مجدد شرح وظایف کارشناسان فروش و مواردی از این قبیل می‌تواند در کاهش هزینه‌ها مفید باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%db%8c%d8%b3%d9%87%e2%80%8c%db%8c-%d9%85%d9%81%d8%a7%d9%87%db%8c%d9%85-%da%a9%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%84-%d9%87%d8%b2%db%8c%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%aa%d9%82%d9%84%db%8c%d9%84-%d9%87/

مقایسه‌ی مفاهیم کنترل هزینه و تقلیل هزینه

کنترل و مدیریت هزینه از دغدغه‌های اصلی مدیران کسب‌وکارها در محیط پرتلاطم اقتصاد امروز است. تغییرات محیطی، نیازهای جدید نیروی کار، نوسانات اقتصادی و از همه مهم‌تر رقابت شدید بین کسب‌وکارهای مختلف آنها را ناگزیر می‌کند تا بیش از گذشته به فکر روش‌های کنترل هزینه‌ها باشند.

از مفاهیم نزدیک به این مفهوم، بحث تقلیل هزینه است که گاه برخی افراد آنها را اشتباه به جای یکدیگر به کار می‌برند. در این مقاله قصد داریم در مورد کنترل هزینه‌ها در حسابداری و اینکه اساسا مدیریت هزینه چیست و چه تفاوتی با تقلیل هزینه دارد؛ بیشتر صحبت کنیم.

 

کنترل و مدیریت هزینه چیست چه تفاوتی با تقلیل هزینه دارد؟

تعاریف گوناگونی برای «کنترل هزینه» وجود دارد ولی به زبان ساده می‌توان گفت، شناسایی و کنترل هزینه‌های کسب‌وکار برای افزایش سودآوری و با فرآیند بودجه‌ریزی آغاز می‌شود. در ادامه مدیران و صاحبان کسب‌وکار هزینه‌های واقعی را با بودجه مقایسه می‌کنند و اگر هزینه‌های واقعی بیش‌تر از برنامه‌ریزی باشد، مدیریت اقدام مناسب را انجام می‌دهد.

استفاده از دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

از سوی دیگر، «تقلیل هزینه» یک فرآیند است و در آن حداقل بها برای بهای تمام شده‌ی واحد محصول در نظر گرفته می‌شود که تاثیری در کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده نداشته باشد و اغلب از طریق به‌کارگیری روش‌های جدید یا بهبود روش‌های قبلی تحقق می‌یابد. تقلیل هزینه، حذف تمام هزینه‌های غیرضروری که در فرآیند تولید، انبارش و فروش محصول وجود دارد را هدف‌گذاری می‌کند.

به ‌طور خلاصه، فعالیت نگهداشت بهای تمام شده در سطح استاندارد از پیش تعیین شده را «کنترل هزینه» می‌نامند، در حالی ‌که «تقلیل هزینه»، فعالیت کاهش هزینه‌های واحد محصول از طریق روش‌های جدید تولید است.

کنترل و مدیریت هزینه بر روی کاهش بهای تمام شده‌ی کل محصولات تمرکز دارد، اما تقلیل هزینه بر روی کاهش قیمت واحد محصول متمرکز است. کنترل هزینه ذاتا ماهیت موقت دارد و برخلاف آن تقلیل هزینه یک مفهوم دائمی است.

روش کنترل هزینه‌ها هنگام دستیابی به هدف خاصی به پایان می‌رسد. برعکس آن، تقلیل هزینه هیچ‌گاه به پایان نمی‌رسد و همیشه ادامه خواهد داشت.

کنترل هزینه حفظ کیفیت را تضمین نمی‌کند، در حالی ‌که در تقلیل هزینه می‌بایست کیفیت در حد مطلوب حفظ شود.

کنترل هزینه‌ها در حسابداری یک عمل بازدارنده است، درحالی‌که کاهش هزینه یک عمل اصلاحی است.

کنترل و مدیریت هزینه بخشی از عملکرد حسابداری صنعتی است، درحالی‌که تقلیل هزینه می‌تواند حتی زمانی تحقق یابد که هنوز حسابداری صنعتی فعالیت خود را شروع نکرده است.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%db%8c%d8%b3%d9%87%e2%80%8c%db%8c-%d9%85%d9%81%d8%a7%d9%87%db%8c%d9%85-%da%a9%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%84-%d9%87%d8%b2%db%8c%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%aa%d9%82%d9%84%db%8c%d9%84-%d9%87/

دستورالعمل دبیرخانه :

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل های مشخص شده ای دارد که آنها عبارت می باشند از :

1. در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه ها را در این دفتر انجام دهید.
2. نامه هایی که از سوی سازمان به بخش های دیگر ارسال می شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام شود.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
4. کاتالوگ هایی که مربوط به بخش های سازمان می باشد باید به طور کامل ساماندهی شود.
5. تمامی نامه ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های
6. دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می کنند.

استفاده از سیستم  نرم افزار دبیرخانه و تقویم آنلاین  برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

1. تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
2. نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
4. به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
5. تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
6. صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
7. تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
8. هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

تعریف واحد دبیرخانه :

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود.

قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد. هر یک از بخش هایی که در یک سازمان فعالیت می کنند کارهای مشخص شده ای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.

به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و منترل مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت های سازمان ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان ها هم کارشان بسیار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب می توانند مدیریت و گردش نامه های سازمان را انجام دهند.

 

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

استفاده از سیستم  نرم افزار دبیرخانه و تقویم آنلاین  برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

 

منبع»

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

دبیرخانه چیست؟ | وظایف متصدی دبیرخانه | فرایند کار و اهمیت دبیرخانه

دبیرخانه چیست ؟

دبیرخانه یک واحد مستقل سازمانی می باشد که وظیفه اداره امور دفتری هر اداره و یا سازمانی را بر عهده دارد. وظیفه اصلی که این بخش بر عهده دارد ثبت و بایگانی نامه های اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه هایی که در سازمان وارد و صادر می شود است. در واقع باید بدانید یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد دبیرخانه آن سازمان می باشد و به همین دلیل کارکنان این بخش باید به خوبی با وظایف خود آشنایی داشته باشند. دبیرخانه قلب واحد اداری هر شرکت می باشد.

اگر برای مدیریت نامه ها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه را مشاهده نمایید و با امکانات سیستم دبیرخانه یگانه آشنا شوید.

همچنین اگر علاوه بر مدیریت نامه ها و دبیرخانه به سیستمی نیاز دارید که بتواند گردش نامه ها را در سازمان شما رهگیری کند و بتوانید نامه ها را در سازمان به یکدیگر ارجاع بزنید به نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه مراجعه کنید.

 

تعریف واحد دبیرخانه :

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود.

قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد. هر یک از بخش هایی که در یک سازمان فعالیت می کنند کارهای مشخص شده ای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.

به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و منترل مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت های سازمان ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان ها هم کارشان بسیار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب می توانند مدیریت و گردش نامه های سازمان را انجام دهند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

معایب نرم افزار دبیرخانه :

استفاده از نرم افزار دبیرخانه همانطوری که مزیت های بسیار زیادی دارد امکان دارد دارای معایبی هم نیز باشد و برخی از این معایب عبارت می باشد از :

1. امکان دارد اطلاعات درون این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید.
2. برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما می توانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.

این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون اداری تفاوت های زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمان ها در این بخش از این نرم افزار استفاده می کنند.

 

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان های زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت می باشد از :

 

1.ثبت مشخصات و ویژگی نامه ها :

یکی از مهمترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگی های نامه ها را ثبت می کند و همین مسئله موجب می شود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافت شان نمایید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگی ها و مشخصاتی که در نامه های اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد که تمامی این ویژگی ها را نرم افزار دبیرخانه ثبت می کند.

 

2.امکان ثبت پیوست های نامه :

پیوست نامه هایی که به سازمان ها ارسال می شود دارای اهمیت بسیار زیاد است و در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت می کردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوت نامه ها را ثبت می کند و همچنین رونوشت های نامه ها را هم به ثبت می رساند. شما می توانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامه ها را به دست آورید.

 

3.امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری :

یکی از ویژگی ها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارش گیری از حجم مکاتبه های اداری می باشد. تعداد نامه هایی که به یک سازمان اداری ارسال می شود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی مورد شمارش قرار دهیم زمان زیادی به خود اختصاص می دهد، ولی با استفاده از این سیستم می توانید تمامی نامه ها را و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

4.امکان ارتباط گیری با تمامی بخش های سازمان :

از دیگر امکانات کلیدی که در نرم افزار دبیرخانه وجود دارد این است که شما به وسیله آن می توانید با تمامی بخش های سازمان رابطه داشته باشید.هرچند که این رابطه به صورت فیزیکی نمی باشد ولی هر بخش نامه های ارسالی مخصوص به خود را دارد و شما می توانید به صورت الکتریکی نامه ها را برای آنها ارسال کنید. زمانی که کارها به صورت الکتریکی انجام شود سرعت کارها بسیار پایین تر می آید.

منبع

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

انواع نرم افزارهای دبیرخانه :

امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکت های ارائه دهنده نرم افزار دبیرخانه باتوجه به ویژگیهای محصول، کاربرد محصول، میزان رقابت در بازار روش های مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه مینمایند.

در اینجا برخی از این روشها را نام میبریم:

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

روش اول:

برخی شرکت ها با توجه به ویژگیها و امکانات نرم افزار دبیرخانه آن رابه سه دسته:

ساده،متوسط و پیشرفته تقسیم میکنند که در این روش خریدار قادر میباشد براساس نیازخود یکی از این محصولات را انتخاب نماید و در آینده میتوان آن را به محصول بالاتر ارتقا دهد.

 

روش دوم:

در این روش نرم افزار دبیرخانه بر اساس نوع کاربرد آن به دسته بندی های مختلف تقسیم میگردد:

برای مثال نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای کوچک

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای متوسط

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای بزرگ

 

روش سوم:

اما بطور کلی و اصولی نرم افزار های دبیرخانه فارغ از روش فروش آن به چند نوع تقسیم میشوندکه مهمترین آن از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن میباشد و به ۲ دسته:

نرم افزار دبیر خانه تحت ویندوز و نرم افزار دبیرخانه تحت وب تقسیم میشوند.

در نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز شما تنها قادر به استفاده ازاین نرم افزار در محل سازمان میباشید، و از بیرون از سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت. اما در نرم افزار دبیرخانه تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

مزایای نرم افزار دبیرخانه :

بدون شک استفاده از سیستم دبیرخانه مزیت های بسیار زیادی دارد و به همین دلیل است که سازمان های زیادی از آن استفاده می کنند. برخی از مهمترین مزیت هایی که در این نرم افزار وجود دارد عبارت می باشد از :

 

1.طبقه بندی و دسته بندی :

اطلاعات وارد شده به این بخش سازمان به طرز صحیح دسته بندی می گردد و این مسئله برای سازمان های اداری دارای ارزش بسیار زیادی می باشد. در واقع زمانی که تمامی اطلاعات به درستی دسته بندی شود آنها را به راحتی می توانند پیدا کنند و این مسئله کارهای شرکت را با پیشرفت مواجه می سازد.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

سیستم شماره گذاری نامه های اداری :

در مقاله شماره گذاری صحیح نامه های اداری در خصوص سیستم شماره گذاری صحبت کرده ایم اما در دبیرخانه باید با آن آشنایی داشته باشید. اگر بخواهید به روش سنتی این سیستم را یاد بگیرید به صورت فیزیکی می باشد و باید در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت برسانید. اما باید بدانید نرم افزاری که برای این بخش طراحی شده است روش های متنوعی را برای شماره گذاری روی هر نامه ارائه می دهد و شما با هر یک از آن روش ها که راحت تر باشید می توانید کار کنید تا نامه های سازمان را به ثبت برسانید. اگر تعداد نامه ها زیاد باشد و سازمان نامه های اداری زیادی داشته باشد این سیستم به خوبی پاسخگوی آن نامه ها می باشد و می تواند به بهترین نحو ممکن نامه ها را به ثبت برساند.

 

لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :

امروزه بیشتر سازمان ها و اداره ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت تر کردن کارها به وجود می آید و سازمان ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه می باشد که کارایی و عملکرد بسیار مناسبی دارد.

شما با خرید این نرم افزار می توانید نامه های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید گردش نامه ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می شود و عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می بخشد.

 

انواع نرم افزارهای دبیرخانه :

امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکت های ارائه دهنده نرم افزار دبیرخانه باتوجه به ویژگیهای محصول، کاربرد محصول، میزان رقابت در بازار روش های مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه مینمایند.

در اینجا برخی از این روشها را نام میبریم:

 

روش اول:

برخی شرکت ها با توجه به ویژگیها و امکانات نرم افزار دبیرخانه آن رابه سه دسته:

ساده،متوسط و پیشرفته تقسیم میکنند که در این روش خریدار قادر میباشد براساس نیازخود یکی از این محصولات را انتخاب نماید و در آینده میتوان آن را به محصول بالاتر ارتقا دهد.

 

روش دوم:

در این روش نرم افزار دبیرخانه بر اساس نوع کاربرد آن به دسته بندی های مختلف تقسیم میگردد:

برای مثال نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای کوچک

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای متوسط

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای بزرگ

 

روش سوم:

اما بطور کلی و اصولی نرم افزار های دبیرخانه فارغ از روش فروش آن به چند نوع تقسیم میشوندکه مهمترین آن از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن میباشد و به ۲ دسته:

نرم افزار دبیر خانه تحت ویندوز و نرم افزار دبیرخانه تحت وب تقسیم میشوند.

در نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز شما تنها قادر به استفاده ازاین نرم افزار در محل سازمان میباشید، و از بیرون از سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت. اما در نرم افزار دبیرخانه تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

فرایند کار دبیرخانه :

دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های هر سازمان به شمار می رود که فعالیت ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد و باید به آنها اهمیت بسیاری داده شود. فرایند کار این بخش به این نحو است که تمامی گردش هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه های ادرای می باشد را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.در سیستم سنتی این بخش که نامه ها به صورت فیزیکی ارسال می شد دشواری های زیادی وجود داشت و شاید در این بین نامه ای گم می شد.

ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه های اداری به طور کامل انجام می شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه می باشد و به همین دلیل تمامی سازمان ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می دهند.

 

انواع نامه های اداری :

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامه های اداری صحبت کرده ایم. مهمترین آنها عبارت می باشد از :

 

1.نامه های درون سازمانی :

این نامه ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان می باشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع می شوند. به عنوان مثال :

•  نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین تر ارسال می شود.
•  نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می شود.
•  نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می شود.
•  نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

 

نامه های برون سازمانی :

همانطوری که از نام این نامه ها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال می شود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی می گویند. به عنوان مثال :

1.  نامه ای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال می شود.
2.  نامه ای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده می شود.
3.  نامه ای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار می روند.
4.  نامه ای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان می باشند.

 

سیستم شماره گذاری نامه های اداری :

در مقاله شماره گذاری صحیح نامه های اداری در خصوص سیستم شماره گذاری صحبت کرده ایم اما در دبیرخانه باید با آن آشنایی داشته باشید. اگر بخواهید به روش سنتی این سیستم را یاد بگیرید به صورت فیزیکی می باشد و باید در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت برسانید. اما باید بدانید نرم افزاری که برای این بخش طراحی شده است روش های متنوعی را برای شماره گذاری روی هر نامه ارائه می دهد و شما با هر یک از آن روش ها که راحت تر باشید می توانید کار کنید تا نامه های سازمان را به ثبت برسانید. اگر تعداد نامه ها زیاد باشد و سازمان نامه های اداری زیادی داشته باشد این سیستم به خوبی پاسخگوی آن نامه ها می باشد و می تواند به بهترین نحو ممکن نامه ها را به ثبت برساند.

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :

امروزه بیشتر سازمان ها و اداره ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت تر کردن کارها به وجود می آید و سازمان ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه می باشد که کارایی و عملکرد بسیار مناسبی دارد.

شما با خرید این نرم افزار می توانید نامه های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید گردش نامه ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می شود و عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می بخشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/