مهمترین ماژول‌های یک سیستم اتوماسیون اداری می‌توان این موارد را نام برد :

سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری :

نرم افزار دبیرخانه از اصلی‌ترین ماژول‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. این سیستم درگاه‌های مختلفی را برای دریافت و ارسال خودکار نامه‌ها در سازمان فراهم می‌کند. به کمک این سیستم تمامی نامه‌هایی که از طریق فاکس، پست الکترونیک و امثال آن به سازمان ارسال می‌شوند در سیستم اتوماسیون ثبت و به گردش می‌آیند. امکان پاراف نویسی و ارجاع نامه‌ها در سیستم و جستجوی محتوا و نامه ها از دیگر قابلیت های با اهمیت این سیستم است.

 

کارتابل آفلاین :

احتمال عدم دسترسی به اینترنت برای کاربران نرم افزارهایی که به صورت آنلاین کار می کنند یک دغدغه ذهنی ست. با توجه به این نکته، تعبیه یک سیستم کارتابل آفلاین که به کمک آن بتوان به قسمت های مهم اتوماسیون اداری دسترسی داشت و آن ها را کنترل کرد امری حیاتی بنظر می رسد.

 

مدیریت جلسات و سازماندهی فرآیندها :

یکی دیگر از قابلیت هایی که نرم افزارهای اتوماسیون اداری را قدرتمند می کند و نرم افزار اتوماسیون اداری نیز از آن بهره می برد، امکان تنظیم، ثبت، برگزاری، پیگیریی جلسات و نگهداشت گزارشات و اسناد آن هاست. پیش از این مدیریت این امور بر عهده ی نیروی انسانی بوده و این امر موجب زمان بر شدن و بالاتر بودن احتمال خطای آن می شد.

 

بهره گیری از راهکارهای BPMS :

این سیستم راهکاری برای یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی، وظایف، کسب و کارها، مشتریان و شرکا با یکدیگر را ارائه می کند. استفاده از این سیستم که یک ابزار واقعی برای طراحی، اجرا و بهبود فرآیندهای کسب و کار است می تواند راه حلی برای بسیاری از دوباره کاری ها در سازمان باشد.

 

پیاده‌سازی و استقرار نرم افزار

طراحی، راه اندازی و بطورکلی پیاده سازی و استقرار سیستم اتوماسیون اداری فرآیندی حساس، اصولی و نیازمند دانش و تجربه کافی در این زمینه است. از دیگر عواملی که بر قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر مستقیم خواهد گذاشت همین مساله خواهد بود.

 

تعداد کاربران

عموما قیمت گذاری برای نرم افزار اتوماسیون اداری به تعداد کاربران استفاده کننده از این سیستم نیز بستگی دارد. هر چه تعداد این کاربران بیشتر باشد طبیعتا قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری به دلیل نیاز به امکانات و پردازش های بیشتر، افزایش می یابد.

 

آموزش کاربران

اضافه شدن یک سیستم اتوماسیون، تغییری اساسی در سازمان محسوب می‌شود. مطمئنا اولین واکنش هر نیروی کار به تغییرات در سازمان، مقاومت در برابر تغییر است. با علم به اینکه این مقاومت عموما به دلیل نبود آگاهی نسبت به ابزارها و یا تغییرات جدید است، واضح خواهد بود که آموزش کارکنان سازمان و کاربران سیستم‌های جدید می‌تواند تا حد زیادی از این مقاومت در برابر تغییر جلوگیری نماید. درنتیجه در نظر گرفتن آموزش صحیح، کامل و دوره‌ای برای کاربران هر سیستم جدید می‌تواند بر میزان هزینه‌های استقرار سیستم بیافزاید.

 

پشتیبانی و خدمات پس از فروش

برای خریداران هر محصولی، بخصوص محصولات نرم افزاری و محصولاتی که نیازمند دانش تخصصی بیشتری هستند، اصلی‌ترین دغدغه، خدمات پس از فروش و پشتیبانی ست. حضور یک تیم متخصص و حرفه‌ای که بتواند اعتماد و توجه مخاطبان را برانگیزد، با وجود اینکه ممکن است بر هزینه‌های شما بیافزاید اما قطعا موجب آرامش و اطمینان و اعتماد شما به خرید می‌شود. سیستم اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست و نیازمند پشتیبانی تمام وقت و حرفه ای خواهد بود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%af%d8%b1%d8%a8%d8%a7%d8%b1%d9%87-%d9%82%db%8c%d9%85%d8%aa-%d8%ae%d8%b1%db%8c%d8%af-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7/

پیاده‌سازی و استقرار نرم افزار

طراحی، راه اندازی و بطورکلی پیاده سازی و استقرار سیستم اتوماسیون اداری فرآیندی حساس، اصولی و نیازمند دانش و تجربه کافی در این زمینه است. از دیگر عواملی که بر قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر مستقیم خواهد گذاشت همین مساله خواهد بود.

برای تقویم شمسی به میلادی استفاده از تقویم آنلاین پیشنهاد می شود.

 

تعداد کاربران

عموما قیمت گذاری برای نرم افزار اتوماسیون اداری به تعداد کاربران استفاده کننده از این سیستم نیز بستگی دارد. هر چه تعداد این کاربران بیشتر باشد طبیعتا قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری به دلیل نیاز به امکانات و پردازش های بیشتر، افزایش می یابد.

 

آموزش کاربران

اضافه شدن یک سیستم اتوماسیون، تغییری اساسی در سازمان محسوب می‌شود. مطمئنا اولین واکنش هر نیروی کار به تغییرات در سازمان، مقاومت در برابر تغییر است. با علم به اینکه این مقاومت عموما به دلیل نبود آگاهی نسبت به ابزارها و یا تغییرات جدید است، واضح خواهد بود که آموزش کارکنان سازمان و کاربران سیستم‌های جدید می‌تواند تا حد زیادی از این مقاومت در برابر تغییر جلوگیری نماید. درنتیجه در نظر گرفتن آموزش صحیح، کامل و دوره‌ای برای کاربران هر سیستم جدید می‌تواند بر میزان هزینه‌های استقرار سیستم بیافزاید.

 

پشتیبانی و خدمات پس از فروش

برای خریداران هر محصولی، بخصوص محصولات نرم افزاری و محصولاتی که نیازمند دانش تخصصی بیشتری هستند، اصلی‌ترین دغدغه، خدمات پس از فروش و پشتیبانی ست. حضور یک تیم متخصص و حرفه‌ای که بتواند اعتماد و توجه مخاطبان را برانگیزد، با وجود اینکه ممکن است بر هزینه‌های شما بیافزاید اما قطعا موجب آرامش و اطمینان و اعتماد شما به خرید می‌شود. سیستم اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست و نیازمند پشتیبانی تمام وقت و حرفه ای خواهد بود.

قطعا عوامل دیگری نیز در قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر گذار خواهند بود که ما فعلا به همین موارد اصلی بسنده می کنیم.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%af%d8%b1%d8%a8%d8%a7%d8%b1%d9%87-%d9%82%db%8c%d9%85%d8%aa-%d8%ae%d8%b1%db%8c%d8%af-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7/

ابعاد حکمرانی الکترونیکی

اصول پایه اشاره شده انعکاس خود را در چهار بعد یا چهار موجودیت اصلی در هر یک از دستگاه‌ها و سازمان‌های دولتی به شرح زیر می‌یابند:

 

استاندارهای رفتاری

این استانداردها تحت تأثیر شیوه و سبک رهبری و اداره سازمان توسط مدیریت مربوطه، منشور اخلاق حرفه‌ای سازمانی و الزامات رفتاری کارکنان هر سازمان تعیین و تعریف می‌شوند و اساس ارتقاء فرهنگ‌سازمانی را فراهم می‌کنند. لذا توجه به این بعد عملاً بسط و توسعه سازوکارهای دولت الکترونیک را تسریع و از برگشت به شیوه‌های قدیمی و ناکارآمد جلوگیری می‌نماید.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری،  دبیرخانه آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

ساختارهای سازمانی و فرآیندهای عملیاتی

ساختارها و فرآیندهای جاری بخش دولتی تحت تأثیر موارد ذیل بایستی مورد بازنگری و اصلاح قرار گیرند:

• وضوح و شفافیت کافی در تعریف مسئولیت‌ها و نقش‌های سازمانی و چگونگی تحقق آن‌ها
• ارتباط شفاف با ذینفعان
• پاسخگو بودن در چارچوب قوانین و مقررات جاری

 

پایش

نظارت و کنترل تحقق اهداف، میزان اثربخشی و کارایی حاصله، رعایت قوانین و مقررات و خط‌مشی‌های درون‌سازمانی به همراه کنترل تأثیر عوامل مخاطره و ریسک بر تحقق اهداف، ممیزی و کنترل داخلی، مدیریت بودجه و هزینه و آموزش نیروی انسانی در فرآیند انجام کار لازمه حرکت هماهنگ و تصحیح مسیر تحقق اهداف حاکمیت الکترونیکی است.

 

پاسخگویی و گزارش‌دهی برون‌سازمانی

تأمین و ارائه اطلاعات لازم توسط هر یک از دستگاه‌ها و سازمان‌ها جهت اعمال ممیزی و کنترل برون سازمانی در چارچوب اهداف مرحله‌ای و نهایی فرا سازمانی به منزله گزارش‌دهی برون‌سازمانی است.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d9%88%d9%84%d8%aa-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9%db%8c/

موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری

 

از زمان به‌وجود آمدن سیستم‌های خودکار کامپیوتری، اغلب سازمان‌ها به این فکر افتادند که از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند. مزایایی که این نرم افزار برای شما به ارمغان می‌آورد بسیار زیاد است. اما موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان نیز امری است که قبل از استفاده از اتوماسیون اداری، به دلیل اختلالاتی که ممکن است برای سازمان ایجاد کند، باید به آن رسیدگی شود.

این متن بر این نکته تاکید می‌کند که استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری نیازمند مشارکت همه‌ی جوانب، زیرساخت‌ها، کارمندان، فناوری و… است. از بررسی موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان می‌توان به‌طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد.

      برای تبدیل تقویم شمسی به میلادی  می توانید از تقویم آنلاین استفاده کنید.

فراهم نبودن امکانات سخت‌ افزاری

برخی تجهیزات و امکانات فیزیکی، که یک سازمان برای استقرار سیستم اتوماسیون اداری به آن نیاز دارد. در صورت نبود این تجهیزات در روند استقرار سیستم اتوماسیون اداری اختلال ایجاد می‌شود.

کامپیوتر و سخت افزار مناسب

یک سیستم کامپیوتری جزء جدایی‌ناپذیر از تجهیزات ضروری و مهم در استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری رایگان است. کامپیوتر ابزاری است که داده‌هارا به عنوان ورودی می‌پذیرد، آن‌را پردازش می‌کند و نتیجه را به عنوان خروجی می‌فرستد. نبود این ابزار به طور قطع از موانع استقرار اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%88%d8%a7%d9%86%d8%b9-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%82%d8%b1%d8%a7%d8%b1-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7/

ویژگی های برتر شدن نرم افزار اتوماسیون اداری

یکپارچگی با نرم افزار BPMS

در فناوری جدید BPMS ، امکان مکانیزه و الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمان با استفاده از حداقل برنامه نویسی محقق شده است. فناوری جدید نرم افزار BPMS که در بیشتر شرکت های برتر دنیا در حال استفاده است نیازمند دانش و تجربه لازم برای اجراست.

اتوماسیون اداری تحت وب

تحت وب بودن نرم افزار اتوماسیون اداری موجب شده تا این سیستم در هر زمان و مکان برای کاربران این سیستم قابل دسترسی باشد. بعلاوه هماهنگی این نرم افزار با انواع مرورگر ها بدون نیاز به تنظیمات خاص اتوماسیون اداری رایگان را بهترین نرم افزار در این حوزه کرده است.

 

کارتابل آفلاین

عدم دسترسی به شبکه در صورتی که امکان آفلاین فراهم نباشد یکی از مشکلات اساسی کاربران این نرم افزارهاست. با تعبیه امکان کار بصورت آفلاین با کارتابل این سیستم مشکل مشاهده و ارجاع نامه ها بصورت آفلاین را حل کرده است.

 

استفاده از قلم نوری

از همان سالهای ابتدایی استفاده از قلم نوری را برای این نرم افزار امکان پذیر کردیم. و در حال حاظر امکان استفاده از قلم نوری در موبایل و تبلت برای نوشتن نامه ها، ارجاع آنها و یا پاراف نویسی کردن آنها فراهم شده است.

 

افزونه های کاربردی

اتوماسیون اداری آنلاین با در اختیار داشتن افزونه هایی کاربردی، با نرم افزار های Word و Outlook کاملا یکپارچه شده است. هماهنگی این سیستم با این دو نرم افزار بسیار کاربردی در دفاتر، کارایی این سیستم را دوچندان کرده است.

      برای مشاهده امروز تاریخ چندم است می توانید از تقویم آنلاین استفاده کنید.

امنیت سیستم

در کنار کاربری آسان و حرفه ای، نیاز به امنیت اطلاعات و گردش اطلاعات در اینگونه سیستم‌ها به شدت احساس می‌شود. نرم افزار اتوماسیون اداری توانسته است انواع گواهی نامه‌های تایید امنیت را از مراکز معتبر صادر کننده گواهی امنیت نرم‌افزارها دریافت نماید.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b9%d8%b1%d9%81%db%8c-%d8%a8%d9%87%d8%aa%d8%b1%db%8c%d9%86-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1/

مدیریت فرایند کسب و کارهای کوچک در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری آنلاین در کسب و کارهای کوچک ابزاری مفید برای پایان دادن به فرایندهای خسته کننده و روزمره‌ای است که میتواند توسط نیروی انسانی به خطا و اشتباه بیافتد و یا دچار فراموشی شود.

در ادامه  5 قابلیت اتوماسیون اداری برای رونق کسب و کارهای کوچک را معرفی می‌کنیم.

   برای تبدیل شمسی به میلادی می توانید از تقویم آنلاین استفاده کنید.

 

۱- پشتیبانی مشتریان

ارتباطات با مشتری از طریق ایمیل و پیام می‌تواند به کابوس کسب‌وکار شما تبدیل شود. بجای اینکه پیام‌ها در صندوق ورودی کارمندان شما دفن شوند، با استفاده از اتوماسیون اداری ارزان از این تهدید در جهت رشد و شکوفایی کسب و کار کوچک خود استفاده کنید.

 

۲- مدیریت صندوق ورودی

بررسی ایمیل‌ها و نامه‌ها میتواند یکی از زمانبرترین وظایف در لیست کارهای روزانه کارمندان اداری باشد. سرویس یکپارچه اتوماسیون اداری امکان مدیریت پست‌های الکترونیک از سرویس‌های گوناگون را فراهم نموده است. بدین ترتیب بدون نیاز به هیچ نرم‌افزار دیگری میتوانید سرویس ایمیل خود را مدیریت نمایید.

 

۳- مدیریت پیامک‌ها

درخواست‌های جدید و وظایف هر کارمند را تنها با ثبت در سیستم اتوماسیون اداری به وی محول کنید. واحد مدیریت پیامک‌ها در اتوماسیون اداری با ارسال یک پیامک به شخص، او را در جریان وظایف محوله می‌گذارد. مزیت این روش صرفه‌جویی در زمان و افزایش سرعت چشمگیر در مراودات داخلی شرکت است.

 

۴- برنامه‌ریزی جلسات

حتی در کسب و کارهای کوچک نیز وجود فردی برای تعیین قرار ملاقات‌ها و برنامه‌ریزی جلسات ضروری است. با استفاده از اتوماسیون اداری به نحوی هوشمندانه، با سرعت و دقت بالا زمان را مدیریت کنید.

 

۵- دانشنامه سازمانی و سامانه تبادل فایل

وجود جلسات منظم با کارمندان حتی در کسب و کارهای کوچک و استارت‌آپ‌ها نیز بسیار رایج است. در این جلسات گروه‌ها به تبادل اطلاعات و افکار می‌پردازند و خط و مشی گام‌های بعدی فعالیت را مشخص می‌کنند. دانشنامه سازمانی تعبیه شده در اتوماسیون اداری امکان ثبت، ویرایش و بایگانی مستندات این جلسات و هم فکری‌ها را در اختیار کسب‌وکارهای کوچک می‌گذارد.

ضمن اینکه با استفاده از سامانه تبادل فایل نیز می‌توانید اطلاعات لازم در فرمت‌های مختلف را با کارمندان به اشتراک بگذارید. از قابلیت‌های منحصر به فرد سامانه تبادل فایل می‌توان به اعمال سطوح دسترسی و قابلیت استفاده در ابزارهای هوشمند همراه نظیر گوشی و تبلت اشاره کرد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b4%d9%86%d8%a7%d8%b3%d8%a7%db%8c%db%8c-%da%86%d8%a7%d9%84%d8%b4%e2%80%8c%d9%87%d8%a7-%d9%88-%d9%81%d8%b1%d8%b5%d8%aa%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%da%a9%d8%a7%d8%b1%da%af%db%8c%d8%b1%db%8c/

چه نیازی به ایجاد یک اتوماسیون انبار خودکار، وجود دارد؟

این ‌مو‌ضوع که اقتصاد جهانی در حال تغییر است، موضوع پر اهمیتی نیست، درحالی که اتوماسیون انبار، سیستمی همیشگی است. دقیقا در همین زمان سال گذشته، به نظر می‌رسد که تقاضای ایالات متحده برای ظرفیت انبار، تا حد زیادی فرو نشست، اما در حال حاظر، در بحبوحه تحولات اقتصادی قابل توجه و راه اندازی مجدد زنجیره تامین، تقاضا بار دیگر افزایش یافته است.
استفاده بهینه از فضای انبار و اطمینان از کارایی، سرعت و سودآوری بیشتر در عملکرد انبار، به طور فزاینده ای به معنای روی آوردن به اتوماسیون است. نکات زیر در مورد اتوماسیون انبار مفید است. در این مقاله، قصد داریم، مفیدترین و سودمندترین فناوری‌های اتوماسیون انبار که امروزه در بازار موجود است، را به شما معرفی کنیم.

 

مزایای اتوماسیون انبار

نرم افزار انبارداری نمایانگر دوره جدیدی از بهره وری بالا و سودآوری در زنجیره تأمین است. برخی از برترین مزایا، به شرح زیر می‌باشد.

 

۱. صرفه جویی در هزینه

براساس آمار اداره کار ایالات متحده، متوسط دستمزد کارگران انبار، ۳.۷ میلیون دلار در سال است‌. این سازمان، شامل هزینه بیمه درمانی، مرخصی استحقاقی و سایر مزایا نمی‌شود.
اتوماسیون کارهای ساده و تکراری، ممکن است صرفه جویی قابل توجهی را فقط در تعدد نیروی کار انجام نمی‌دهد، بلکه از دقت بالاتر، گردش سریعتر و در کل کارایی کارآمد و هماهنگ، نیز حاصل می‌شود.

 

۲. مدل‌های کسب و کاری جدید

همانطور که گفته شد، تقاضای انبار، رو به افزایش است و اتوماسیون انبار می‌تواند به رفع این تقاضا کمک کند. بخشی از این فرصت تحت مدل‌های کسب و کاری جدید مانند انبارهای درخواستی، قرار دارد. نظارت بر انبار و ردیابی موجودی در زمان واقعی به کشف فضای ذخیره نشده انبار کمک می‌کند و سپس ارائه دهندگان را با کسانی که به این فضا نیاز دارند متصل می‌کند.
این مدل، کمی شبیه سایر مدل‌های اقتصادی اشتراکی مانند اجاره اتاق خواب اضافی یا کاناپه شبانه است. این مدل می‌تواند زندگی را برای صاحبان انبار و همچنین شرکت‌هایی که نیاز به دسترسی به امکانات و خدمات انبار دارند و نمی‌خواهند زیرساخت‌های خود را تغییر دهند، بسیار آسان کند.

 

۳. پویایی داده و پیگیری در زمان واقعی

اتوماسیون انبار بسیار حساس است، زیرا استقلال عملکردهای اساسی را در کنار جمع آوری اطلاعات در زمان واقعی برای همان فرایندها فراهم می‌کند. به طور کلی، مستند سازی کارهای تکراری و انجام وظایف سنگین فیزیکی، امری بیهوده است.
لازم به ذکر است، تسمه نقاله‌های هوشمند، ربات‌های همکار، بازوهای رباتیک، کامیون‌های پالت اتوماتیک و سایر دارایی‌ها می‌توانند داده‌های مفید برای تصمیم گیرندگان را جمع آوری کنند. این داده‌ها شامل شرایط تجهیزات، اطلاعات مربوط به بهرهوری عملیاتی و چرخه‌های نگهداری، و همچنین اطلاعات مربوط به هر فرآیند در انبار، مانند زمان چرخه، نرخ نقص و عوامل کند کننده است.

فناوری‌های پیشرو در اتوماسیون انبار کدام است؟

امروزه فناوری‌های زیادی برای انبارهای خودکار در دسترس است و بسیاری دیگر در حال توسعه هستند. در سال‌های آینده شاهد توانایی و دسترسی بیشتر این فناوری‌ها و سایر فناوری‌ها خواهیم بود.

 

۱. ابر و پردازش Edge

صنعت ۴.۰ برای دستیابی به نتایج به قابلیت پویایی و همکاری داده‌ها متکی است. سیستم‌های مدرن مدیریت انبار از رایانش ابری و Edge برای به اشتراک گذاشتن داده‌ها بین سهامداران و شرکا، تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده از تجهیزات و گردش کار به صورت خودکار، تولید سفارش و تولید فاکتور، دستورالعمل‌های انتخاب و ترتیب مجدد موجودی، استفاده می‌کنند.
ابر بیانگر تحرک داده‌ها بین فرآیندها و مدیریت شرکا است. با اصلاح بیشتر این مدل، محاسبات Edge، عملکردهای تحلیلی را به حاشیه شبکه هدایت می‌کند تا شرکت‌های انبارداری بتوانند الزامات پهنای باند خود را به حداقل برسانند.
درنتیجه از انباری برخوردارید که دارای داده‌های مفید است، اما در آنجا بیشتر داده‌ها به طور خودکار پردازش می‌شوند و تا آنجا که ممکن است به منبع نزدیک می‌شوند.

 برای تقویم میلادی به شمسی می توانید از تقویم انلاین  استفاده کنید. 

 

۲. ماشین‌های هدایت شونده اتوماتیک

این ماشین‌ها با نام AGV نیز شناخته می‌شوند که ماشین‌های مستقلی هستند و بیشتر اوقات کمی بزرگتر از یک کامیون پالت است – که مواد یا محموله‌ها را از یک ایستگاه کاری به ایستگاه دیگر منتقل می‌کنند. این نوع ماشین‌ها به منظور محدود کردن عبورو مرور در یک مرکز و نگه داشتن کارکنان برای انجام کارهایی با عملکرد بالاتر مانند بسته بندی و حمل و نقل، به جای حمل مواد ایده آل هستند.
متغیرها و شرایط فردی ممکن است از یک مرکز به یک مرکز دیگر متفاوت باشد، اما درک ROI بالقوه برای AGV غیرممکن نیست. پس از یک دوره تعادل دو ساله، تسهیلاتی با ۱۵ اپراتور لیفتراک می‌تواند ۹۰۰۰۰۰ دلار در سال صرفه جویی در هزینه‌های کارگر، علاوه بر مزایای بهره وری و ایمنی داشته باشد.
چشم‌انداز ماشین و فناوری‌های مسیر‌یابی در مدت زمان کوتاهی مسیری طولانی را طی کرده‌اند و باعث شدند که ماشین‌ها و سایر ربات‌های مشترک در کنار کارگران انسانی مستقر شوند.

 

۳. تگ‌های RFID

با توجه به مقرون به‌صرفه‌تر‌شدن تگ‌های RFID در سال‌های اخیر، انبارهای بیشتری، تگ‌ها را به عنوان جایگزینی برای بارکد و شناسه‌های چاپی در نظر گرفته‌اند که مزایای آن می‌تواند قابل توجه باشد. اولین مورد این است که تگ‌های RFID می‌توانند در بسته‌بندی‌ها تعبیه شوند، در نتیجه کمتر در معرض دستکاری، لایه‌لایه‌شدن، سیاه‌شدن یا دیگر انواع آسیب‌ها قرار می‌گیرند که می‌تواند بارکد برچسب را غیرقابل خواندن کند.
با استفاده از تگ‌های RFID برای حمل و نقل، پالت، کارتن‌های حمل و نقل یا حتی دیگر کالاها، کارمندان، نیازی به رسیدگی و اسکن هر قطعه ندارند. در عوض، RFID با عملکرد گسترده به انبارها این امکان را می‌دهد تا هنگام عبور از نوار نقاله، حتی محموله‌های بزرگ را هم‌زمان اسکن کنند، در نتیجه کارآیی و قابل مشاهده‌بودن فهرست موجودی در زمان واقعی را فراهم می‌کند.
با استفاده از تگ‌های RFID ،کنترل خودکار و نگهداری سوابق، می‌توان کنترل نقص و صرفه‌جویی در هزینه را با یک راه حل فراهم کرد. برخی از مطالعات موردی، کاهش ۹۶‌درصدی زمان مورد نیاز برای شمارش چرخه را نشان می‌دهد و برخی دیگر ۹۰‌درصد پیشرفت در زمان دریافت فرآیند را نشان می‌دهد.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%d9%87-%d9%86%db%8c%d8%a7%d8%b2%db%8c-%d8%a8%d9%87-%d8%a7%db%8c%d8%ac%d8%a7%d8%af-%db%8c%da%a9-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d9%86%d8%a8%d8%a7%d8%b1-%d8%ae%d9%88/

چالش‌های نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و نقشه راه بازمهندسی

در طول سال‌های متمادی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری همواره در حال تغییر بوده‌اند؛ چراکه مفاهیم حوزه اتوماسیون اداری متناسب با نیازهای سازمان‌های بهره‌بردار دستخوش تغییر و تحول شده‌اند.

بیشتر تغییرات نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را قابلیت‌های مورد نیاز سازمان‌های مشتری تشکیل داده‌اند. همزمان با تغییرات، باگ‌های نرم‌افزاری رفع و تغییرات رفتاری کوچک و بزرگ مشتری در نرم‌افزارها اعمال شده‌‌اند. این تغییرات تا آنجا بوده که برخی قابلیت‌ها به صورت وب سرویس در اختیار سایر نرم‌افزارهای سازمان‌های مشتری قرار گرفته‌اند.
با گسترش استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در شرکت‌های بزرگ، ساختارهای دولتی و ملی تلاش‌های بسیاری برای افزایش کارایی این ابزار و استفاده همزمان آنها توسط کاربران صورت گرفته است؛ مثلا برخی از اصلی‌ترین قابلیت‌های این نرم‌افزارها بر روی پلتفرم موبایل ارائه شده است.
اهمیت نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و ضریب نفوذ آنها در سازمان‌های مشتری موجب شد تا به عنوان نخستین محصول برای بازمهندسی در پلتفرم دیدگاه ۵ انتخاب شوند. با اجرای این عملیات و ایجاد رفتارهای متفاوت بر روی ماژول‌های مختلف، برخی از سیستم‌های اتوماسیون اداری دیدگاه برای استقرار در هر نوع سازمانی آماده شد‌اند و سایر نرم‌افزارها نیز به تدریج در دستور کار بارمهندسی قرار گرفته‌اند.

دیدگاه ۵ و چالش‌های ما

انجام این تغییرات و عملیات گوناگون بر روی نرم‌افزارها که در طول این سال‌ها رخ داده‌اند، چالش‌های بسیاری را برای آنها به همراه دارند که آنها را می‌توان در چند سطح مجزا معرفی کرد:

 

• کدهای منبع:

مواجه نرم‌افزار با انبوهی از خطوط کد که بسیار پیچیده شده، توسعه پذیری را کُند و نگهداشت آن را بسیار پر هزینه کرده یک چالش جدی است. پخش شدن قواعد و رفتارهای نرم‌افزار در لایه‌های مختلف، به وجود آمدن متدهایی با کارهای تقریبا یکسان که به علت نیاز به پشتیبانی از پلتفرم‌های مختلف در واقع موازی کاری انجام می‌دهند عوامل پدیدآورنده این چالش‌اند.

 

• چسبندگی کدها:

چسبندگی کدهای هر بخش به سایربخش‌ها به علت معماری قدیمی و طولانی شدن زیاد متدها به دلیل پشتیبانی از رفتارهای مختلف سازمان‌های مشتری.

این دو موضوع از جمله چالش‌هایی هستند که همواره باعث می‌شوند که تغییر در هر قابلیت، پیچیدگی‌ها را افزایش دهد. از طرف دیگر نیاز است تا هر تغییر کوچکی در مجموعه‌ای از کدها به جای یک قسمت از کد تغییر ایجاد کند. این مشکلات و چالش‌ها اجتناب‌ناپذیر هستند و می‌توان گفت همیشه وجود دارند.
در سطح قابلیت‌های نرم‌افزاری، نگهداشت این ویژگی‌ها در پلتفرم‌های مختلف بسیار پرهزینه می‌شود. رفع یک باگ کوچک یا تغییر در یک رفتار، لایه‌های پایینی قابلیت‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد و در تمامی لایه‌های بالایی ارائه دهنده خدمات اثرگذار خواهد بود بنابراین باید همواره تلاش کنید تا این تاثیرات به صورت کنترل شده ادامه پیدا کنند.

از طرف دیگر در زمان افزودن قابلیت جدید باید خدمات آن قابلیت را در تمامی پلتفرم‌هایی که پشتیبانی می‌کنید، ارائه دهید که این امر، طراحی و پیاده‌سازی هر قابلیت جدیدی را مشکل می‌کند.

در سطح پلتفرم‌های پشتیبانی چالش‌ها بیشتر تکنولوژیک هستند. پلتفرم‌های مختلف در قابلیت‌هایی که به تیم تولید می‌دهند و تکنولوژی‌های مورد استفاده از یکدیگر متمایزند. دنیای وب سرویس‌ها بسیار با دنیای وب‌فرم‌ها متفاوت است و باعث می شود که تیم‌های تولید در ارائه راه حل‌های مسائل دچار محدودیت شوند.

یک مشکل نرم‌افزاری برای همه این پلتفرم‌ها یک شکل است؛ اما نمی‌توان یک راه حل را برای این مشکل در همه این پلتفرم‌ها ارائه داد؛ بنابراین در زمان حل مسائل حتما باید یک راه حل در ازای هر پلتفرم ایجاد شود. این امر باعث پیچیدگی بیشتر، توسعه‌پذیری کمتر و افزایش هزینه نگهداشت می‌شود.
در رفتارهای نرم‌افزاری همواره با مجموعه‌ای از رفتارهای متفاوت برای پشتیبانی انواع سازمان‌ها مواجه‌‌اید. در زمان تغییر یک رفتار، همواره باید نگران تاثیرات آنها بر روی سایر رفتارهای قابل پشتیبانی سیستم باشید. هر تغییر رفتار کوچکی، تاثیرات بزرگی بر روی رفتار سازمانی مشتریان دارد؛ بنابراین همواره باید برای نگهداشت رفتارهای گذشته تلاش کنید.

چالش دیگر این است که بعضی از رفتارها در برخی سازمان‌های مشتری منسوخ شده و در برخی دیگر همچنان در حال استفاده است. مجموعه زیادی از پیچیدگی‌ها به دلیل متفاوت بودن رفتارهای مشتریان در طول زمان به نرم‌افزار اضافه می‌شوند که توسعه‌پذیری آن‌ها را کاهش می‌دهند.
یادتان باشد که تکنولوژی‌ها همیشه یک قدم از ما جلوترند. هر روز در دنیا تکنولوژی‌هایی در حوزه نرم‌افزار تولید می‌شوند که یک مساله نرم‌افزاری را حل می‌کنند.

وقتی نرم‌افزارها به مرور توسعه می‌یابند تکنولوژی‌های استفاده شده در تولید آن‌ها مطمئنا بعد از ۱۵ سال منسوخ شده‌اند؛ بنابراین نرم‌افزار از مجموعه‌ای تکنولوژی‌ استفاده می‌کند که ترکیبی از تکنولوژی‌های قدیمی و جدید است. پشتیبانی از تکنولوژی‌های قدیمی و جدید در حل مسائل، چند دستگی ایجاد می‌کند و عاملی برای کاهش توسعه‌پذیری و هزینه بالای نگهداشت می‌شود.

 

 بازتعریف نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

چالش بزرگ برای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری رایگان، ظهور مفاهیم جدید در هر یک از ماژول‌های اداری است. در شرایطی که تعاریف مربوط به شیوه مدیریت وظایف سازمانی تغییر کرده است، مفهوم رفتار رسمی در رابطه با پیام به شدت دچار بازتعریف جدید شده و سازمان‌ها به مساله سرعت انجام عملیات به طوریکه بار رسمی و اداری امور حفظ شود، اهمیت ویژه می‌دهند، بازتعریف نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری اجتناب‌ناپذیر است.

نیاز به تعامل‌های غیررسمی بر روی موجودیت‌های رسمی‌تر باعث شده است که به عنوان مثال در حوزه اتوماسیون اداری مفاهیمی مثل ارجاع به یک نامه در قابل Mention کردن یک فرد در محیطی تعاملی و یادداشت گذاری‌های کوتاه روی موجودیت‌ها انجام شود. اینگونه مفاهیم و تعاریف تغییر یافته که بر اساس تحولات بنیادی فرهنگ‌های سازمانی رخ می‌دهند، چالش‌های بعدی در نرم‌افزارها را رقم می‌زنند.

این چالش‌ها برای تمامی نرم‌افزارها بعد از گذشت ۱۵سال اجتناب‌ناپذیرست. نرم افزارهای حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه نیز از این مساله مستثنی نیستند.
تنها راه برون رفت از این چالش‌ها بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای برطرف کردن تمامی پیچیدگی‌های بوجود آمده، پشتیبانی از رفتارهای جدید و بازتعریف مفاهیم سازمانی است؛ به طوریکه نرم‌افزار مجدد احیا شود و با آینده‌نگری نسبت به رفتارهای آتی، دوباره به چرخه توسعه‌پذیری و نگهداری باز گردد.

وجود همه این چالش‌ها و آگاهی نسبت به آنها موجب شد تا از سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه برای بازمهندسی نرم‌افزارها آغاز شود که هدف کلی آن در کنار رفع مشکلات فعلی نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب، نگاه به آینده و استفاده از تکنولوژی‌های آینده است.
نگاه متفاوت به تحولات آینده،بهره‌مندی از تکنولوژی‌های برتر و معماری جدیدی که پروژه زاگرس طرح‌ریزی شده است، زمینه بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری و رفتار موجودیت‌های آنها را در چارگون فراهم کرده است.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%d8%a7%d9%84%d8%b4%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af/

مزایای اتوماسیون اداری چیست – آیا معایبی هم دارد؟

به طور کلی نیازهای ارتباطی، نظام‌مند کردن مکاتبات با سرعت و دقت با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری موجب شده بهره‌مندی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری بیش از پیش در شرکت و سازمان‌ها احساس شود و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچکس پوشیده نیست.

مزایای اتوماسیون اداری چیست – آیا معایبی هم دارد؟ | آرین سیستم

 مزایای اتوماسیون اداری چیست معایب و مزایای اتوماسیون اداری تحت وب مزایای سیستم اتوماسیون اداری مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری 

به گزارش آرین سیستم، در زمینه مزایا و معایب به کارگیری اتوماسیون اداری می‌توان موارد زیر را بر شمرد:

 

مزایای اتوماسیون اداری چیست

مطالعات نشان دهنده استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در اکثر سازمان‌ها بر اساس مطالعات و بررسی‌های آماری اندک و کارشناسی نشده انجام می‌شود. در حالی که باید در نظر گرفت که آیا بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری لزوماً نرم افزاری است که فقط قیمت آن بررسی شده؟

و یا اینکه چون مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان و واحد خاص باعث پیشبرد اهداف مدیریتی و سازمانی شده، حتماً در سازمان دیگر هم این مزایا اتوماسیون اداری نتیجه مثبت خواهد داشت؟

اما باید بدانید که لزوماً استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری نشان دهنده موفقیت سازمان نیست، بلکه ممکن است در نرم افزار اتوماسیون اداری، مزایا و معایب اتوماسیون اداری زیادی وجود داشته باشد و نکته دیگر اینکه در هر اداره در جای مفید از نصب و مزایای اتوماسیون اداری استفاده شود.

به صورت عمده مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:

• حذف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست
• پیگیری و تبادل لحظه ای به مکاتبات اداری
• کاهش حجم ثبت و نگهداری سوابق
• شفاف سازی و مدیریت متمرکز مراحل گردش اسناد
• قابلیت تولید گزارش مورد نیاز جهت پیگیری و طبقه بندی مکاتبات و اطلاعات
• تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها
• امکان جستجوی سریع اسناد و نمایش مراحل گردش کار یک سند و …

 

بررسی معایب و مزایای اتوماسیون اداری

با گسترش فعالیت‌های تجاری و اداری و حجم عظیم اطلاعات و مجهز شدن سازمان‌ها به تجهیزات رقابتی اطلاعات و ارتباطات، وجود یک سیستم اتوماسیون اداری احساس می‌شود. بنابراین تصمیم به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و بررسی شرایط فیزیکی و آموزش در سطح کیفیت و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته می‌شود.

سرعت و دقت در انجام صحیح کار مهمترین شرط استفاده از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد و برای اینکه دامنه ارتباطی و عملیاتی سازمان توسعه پیدا کند، اتوماسیون اداری به سهولت مجاری ارتباطی لازم و کوتاه را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

به طور کلی اگر بخواهیم مزایای اتوماسیون اداری را تفکیک کنیم می‌توان گفت، مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای اتوماسیون اداری به شکل مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می‌شود.

 

مزایای اتوماسیون اداری به صورت مستقیم

 مزایای قابل انداره گیری مثل افزایش محصول با تاثیر مستقیم بر جریان نقدینگی سازمان را مزایای مستقیم می‌دانند. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت مستقیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :

• فعالیت‌های غیر ضروری مثل بایگانی کاهش می‌یابد
• به خاطر تقسیم کار کنترل بهتری بر روی کار انجام می‌شود
• حداقل تبدیل اطلاعات به فرمت‌های نوشتاری و تصویری

 

مزایای اتوماسیون اداری به صورت  غیرمستقیم

 برعکس مزایای سیستم اتوماسیون اداری به صورت مستقیم که نتایج به صورت کوتاه مدت بود باید گفت، مزایای غیرکمی که در بلند مدت ممکن است باعث سودآوری سازمان باشد جزء مزایای استفاده از اتوماسیون اداری به صورت غیر مستقیم است. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت غیر مستقیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاهش وابستگی به ادارات دیگر بابت چاپ، کپی و …
• رضایت مشتریان به دلیل ارائه خدمات در اسرع وقت
• افزایش رضایت شغلی به دلیل اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص

 

معایب اتوماسیون اداری

مطمناً تا به حال وقتی بیمار شده اید و قبل از شروع به خوردن دارو، کنجکاو شده اید تا توضیحات و موارد استفاده دارو را مطالعه کنید و بر خلاف تصورتان از بی ضرر بودن دارو با یک سری عوارضی که براتون ممکن است ایجاد کند روبرو شده اید. معایب و مزایای اتوماسیون اداری نیز به همین شکل است.

هر اتوماسیون اداری تحت وب ضمن مزایایی که برای پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ممکن است مشکلات و معایبی مانند نادیده گرفتن روابط انسانی و اجتماعی، پیچیدگی و سختی کار با سیستم و یا نداشتن آگاهی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و عدم پذیرش کارکنان و مدیران از سیستم‌های مکانیزه را به دنبال داشته باشد.

در کنار مزایای اتوماسیون اداری تحت وب با امکان دسترسی و مدیریت به اطلاعات و گزارشات در هر زمان و مکان، برخی از معایب اتوماسیون اداری نیز به شرح زیر است:

• کاهش امنیت و تخریب اطلاعات نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
• عدم پذیرش سیستم اتوماسیون اداری از طرف مدیران به دلیل نا آگاهی از مفاهیم و کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری
• نا دیده گرفتن برخی از روابط اجتماعی به خاطر مکانیزه شدن فعالیت‌های اداری
• توجیه خطاهای انسانی با نسبت دادن اشتباهات به سیستم مکانیزه اداری و …

 

منبع:

https://news.akhbarrasmi.com/news/13960501255197251/%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D8%A7%D9%93%DB%8C%D8%A7-%D9%85%D8%B9%D8%A7%DB%8C%D8%A8%DB%8C-%D9%87%D9%85-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF/

تغییر و تحول نظام آموزشی کشور با جریان‌سازی سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش

سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش در حال جریان‌سازی و اثرگذاری بی‌نظیری در حوزه آموزشی کشور است که با پرو‌ژه همزمان هوشمندسازی مدارس، وارد مرحله جدیدی شده است.

ایجاد مکانیزاسیون اداری در آموزش و پروش و تسری آن به دورترین مراکز کشور را می‌توان زمینه‌ساز تغییر رویه‌ نظام آموزشی کشور از سنتی‌ترین روش‌ها و ابزارهای دستی و آموزشی به روش‌های پیشرفته و فناورانه دانست.
امروز درحالی‌که بکارگیری سیستم‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری برای آموزش در مقاطع مختلف تحصیلی در دنیا شتاب و تنوع قابل توجهی یافته است، در ایران نیز علاوه بر گسترش اتوماسیون اداری در وزارت‌خانه آموزش و پرورش و کلیه مراکز آن در سراسر کشور، پروژه هوشمندسازی نیز به سرعت در دستور کار گرفته است تا قدمهایی جدی برای توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات در حوزه آموزش کشور برداشته شود.

 

اتوماسیون اداری آموزش و پرورش و هوشمندسازی مدارس

بسیاری از کارشناسان و تصمیم‌سازان حوزه آموزشی بر این باورند که ورود فناوری‌های اطلاعاتی به تنهایی، تحولی ایجاد نخواهند کرد و اثرگذاری آنها جز با تغییر رویه‌های سنتی آموزشی به سوی هوشمند‌سازی، قابل مشاهده نخواهد بود‌.
هوشمندسازی مدارس و زمینه‌سازی برای اثربخشی مکانیزاسیون حوزه آموزش و پرورش کشور به طور همزمان در تهران و سایر استان‌های کشور آغاز شده و دستاوردهای خوبی نیز به همراه داشته است. مثلا بنابر اعلام مسئول طرح هوشمندسازی مدارس در تهران، علی‌رغم عدم تخصیص بودجه در سال گذشته تعداد مدارس هوشمند، رشد داشته به طوریکه از ۳۹۲۱ مدرسه شهر تهران ۱۱۵۲ مدرسه هوشمند‌سازی شده‌اند.
مدرسه هوشمند مدرسه‌ای است که علاوه بر استفاده از امکانات فیزیکی مدرسه و برنامه‌هایی مانند سایر مدارس تلاش دارد تا با تجهیز به امکانات رایانه‌ای و فناوری‌های مربوطه کنترل و مدیریت خود را بر این اساس مبتنی کند. محتوای اکثر دورس را الکترونیکی کرده و ارزشیابی و نظارت سیستم را هوشمند کند. این سیستم امکانی را فراهم می‌آورد تا دانش آموزان، اولیا و معلمان و کادر مدرسه در تعامل همیشگی و پویا برنامه خود را به پیش ببرند.
امکان اطلاع‌رسانی صوتی و تصویری، ارتباط با مربیان، ارائه انتقادات و پیشنهادات، پرسش و پاسخ و سایر موارد ضروری از جمله کارکردهای مدارس هوشمند است. در این مدارس دانش‌آموزان با داشتن یک کامپیوتر در منزل همیشه با سیستم مدرسه خود در ارتباطند؛ بنابراین می‌توان گفت مدارس هوشمند، هیچ‌وقت تعطیلی نخواهند داشت.

اتوماسیون اداری و بهره‌وری آموزشی در کشور

پیاده‌سازی سیستم ‌اتوماسیون اداری در حوزه آموزشی کشور، امری تازه و رو به رشد است که ارائه تحقیقات و راهکارهای سازنده برای تعیین زیرساختهای موثر و موفق آن، بسیار مفید است و مطمئنا برای بسیاری از سازمان‌های بزرگ دیگر نیز، کاربرد داشته و می‌تواند به الگویی قابل اجرا و پیاده‌سازی تبدیل شود. برای دستیابی به چنین الگویی توجه به روندهای طی شده و پتانسیل‌های موجود در حوزه‌های مختلف ساختارهای اداری و منابع‌انسانی در زمینه بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات بسیار ضروری است.

آمارهای منتشر شده در سال ۹۶ از انجام و تبادل ۱۲۱ میلیون مکاتبات درونی و برونی سازمان‌های دولتی، خبر می‌دهند. جالب‌تر اینکه در این آمار، سهم نرم‌افزار مکاتبات و انجام الکترونیکی آنها ۷۰ درصد و ۳۰ درصد مابقی نیز سهم مکتوبات اداری کاغذی، عنوان شده است. مقایسه این ارقام با آمارهای گذشته نشان می‌دهد موازنه مکتوبات هر دوبخش جابجا شده‌‌اند؛ بطوریکه سال ۱۳۹۱ سهم مکتوبات کاغذی ۷۰ و سهم مکاتبات اتوماتیک ۳۰ درصد بوده است. تحلیل این اعداد نشان می‌دهد وضعیت مکاتبات الکترونیکی در استانداری‌ها به مراتب مطلوب‌تر از دیگر سازمان‌ها و وزارتخانه‌های دولتی است.
وزارت آموزش و پرورش به عنوان بزرگترین وزارتخانه از نظر کمیت مراکز در حوزه مکانیزاسیون مکتوبات اداری جایگاه مطلوبی دارد. انجام امور معلمان و دانش‌آ‌موزان به صورت اتوماتیک و مکانیزه، هدف نهایی اتوماسیون اداری آموزش و پرورش است که برای تحقق آن، گام‌های خوبی برداشته شده است.
در آخرین اقدام شهریور ماه امسال معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی وزارت آموزش و پرورش از سامانه حساب یکپارچه مدارس رونمایی کرد.

 

شفاف‌سازی فعالیت مالی مدارس و اتوماسیون اداری

در این مراسم، به‌طور هم‌زمان و با استفاده از ویدئو کنفرانس از ۸۵ هزار سامانه حساب یکپارچه مدارس سراسر کشور رونمایی شد تا شفاف‌سازی فعالیت مالی مدارس اعم از کلیه دریافت‌ها و همچنین هزینه‌ها تحت پوشش مکانیزه قرار بگیرند.
به گفته مسئولین وزارت آموزش و پرورش، اخذ هزینه‌های جانبی توسط مدیران مدارس برخی اوقات باعث نارضایتی والدین می‌شد؛ بنابراین سامانه‌ای را برای ساماندهی وضعیت مالی مدارس ایجاد شده که از این پس، همه فعالیت‌های مالی مدارس حتی جزییات کلاس‌های فوق‌برنامه همراه با هزینه‌ها و شرایط برگزاری باید در این سیستم ثبت شوند.

راه‌اندازی این سامانه نمونه ‌ای کوچک از ظرفیت بکر حوزه آموزشی کشور برای استفاده از ابزارهای فناورانه و نرم‌افزاری است. این امر نشان می‌دهد حوزه آموزش‌وپرورش فارغ از امور معلمان و دانش‌اموزان، پتانسیل زیادی برای ارائه انواع خدمات و سرویس‌ها در زمینه تحقق میز خدمت الکترونیک، ارائه سرویس‌های آموزشی، اطلاع‌رسانی و شفاف‌سازی امور و … را داراست.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%ba%db%8c%db%8c%d8%b1-%d9%88-%d8%aa%d8%ad%d9%88%d9%84-%d9%86%d8%b8%d8%a7%d9%85-%d8%a2%d9%85%d9%88%d8%b2%d8%b4%db%8c-%da%a9%d8%b4%d9%88%d8%b1-%d8%a8%d8%a7-%d8%ac%d8%b1%db%8c%d8%a7%d9%86/

اتوماسیون اداری چیست؟ چه تفاوتی با BPMS دارد؟

همان‌طور که می‌دانید، سازمان‌ها از افرادی تشکیل شده که در راستای اهداف آن با هم همکاری کرده و وظایف خود را به صورت فردی و گروهی با یکدیگر هماهنگ می‌کنند تا به نتایج مورد نظر برسند.

مدیریت کارهای روزانه و تعامل بهتر افراد سازمان، نیازمند ابزاری است که افراد از طریق آن بتوانند، در عین همکاری با هم، به وظایف خود نیز رسیدگی کنند. احتمالا شما هم عبارت اتوماسیون اداری را بارها شنیده‌اید. سیستم اتوماسیون اداری باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که با فراهم کردن شرایط تعامل بهتر افراد، کارایی سازمان را نیز افزایش دهد.

برای آنکه بدانید دوره اتوماسیون اداری چیست و برای انجام آن چه ابزارهایی وجود دارد، تا پایان این مطلب همراه ما باشید.

 

معنی اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون یا  اداری یا Office Automation، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. در پاسخ دیگر به سوال اتومامسیون اداری چیست، می‌توان گفت: به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، نمونه اتوماسیون اداری می‌گویند.

 

وظایف اتوماسیون اداری چیست؟

به طور کلی اتوماسیون اداری 3 وظیفه مهم بر عهد دارد، که عبارتند از: ذخیره اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها

 

1. ذخیره اطلاعات

اولین بخش کاری سیستم اتوماسیون اداری، ذخیره اطلاعات است. ذخیره اطلاعات مربوط به مواردی مانند ثبت فرم‌ها و مستندات اداری است. کاربرد داده‌ها نیز شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر و یا داده‌های صفحه گسترده است. بسته‌های نرم افزاری پردازش متن، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند. نرم افزارهای صفحه گسترده، کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

 

2. تبادل داده‌ها

پست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی داده‌ها به شمار می‌روند. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکانپذیر می‌کند. این سیستم‌ها نشان دهنده امکان مشارکت، در سیستم اتوماسیون اداری است. البته آن دسته از سیستم‌های اداری که توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند با نام «گروه افزار» نیز شناخته می‌شوند.

 

3. مدیریت داده‌ها

سیستم اتوماسیون اداری، معمولا برای پیگیری داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت استفاده می‌شود. مثلا برای طرح‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و…

سیستم مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.

 

منبع:

https://www.irandnn.ir/mag/what-is-office-automation/

ترند امروز نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری چیست؟

تحولات متنوع و چشمگیر فن‌آوری ارتباطات و ابزارهای آن در دهه‌های اخیر به تغییر مفهوم ارتباطات سازمانی و ورود مفاهیم جدید مانند اتوماسیون اداری در عرصه دیوان سالاری و بوروکراسی‌های اداری منجرشد و تا آنجا پیش رفت که به مذاق مردم خوش آمد.

توسعه فناوری اطلاعات و ابزارهای آن، توقعات و انتظارات مردم و ارباب‌رجوع‌های سازمانی را به شدت بالا برده است. آنها توقع دارند خدمت مورد نیاز خود را از منظر روش انجام کار با بهترین کیفیت و با کمترین هزینه و صرفه‌جویی زمانی، دریافت کنند.
تحولات عرصه فناوری همین تغییرات و دگرگونی‌ها را در عرصه تعاملات بین سازمانی نیز به دنبال داشته است. امروزه و به دنبال گسترده‌تر شدن مفهوم اتوماسیون اداری و ابزارهایش، ایجاد روشی مکانیزه برای تبادل الکترونیکـی مکاتبـات بـین سازمان‌ها و نهادهای مختلف، نیازی جدی و اساسی محسوب می‌شود.
فراموش نکنیم که در حال حاضر ارزش ارتباطات الکترونیکی در دسترسی سریع به اطلاعات نیست؛ بلکه توانایی آن برای تسهیل ارتباطات است. این همان نگاه اصلی است که شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری داشته و تلاش کرده است تا آسان‌ترین و امن‌ترین راه برای ایجاد ارتباط بین سازمان‌های مشتری و مردم و سازمان‌ها و نهادها با یکدیگر را ایجاد کند.

اتوماسیون اداری دیدگاه از بستر وب تا موبایل

سیستم‌های اطلاعاتی کارآمد و یکپارچه که همه فعالیت‌ها و وظـایف یـک سـازمان را پوشـش دهند، متقاضیان فراوانی یافته است؛ چراکه انتخاب این سیستم‌ها افزایش قابلیت‌های سازمانی، بهبود عملکرد، تصمیم‌گیری بهتـر و دستیابی به مزیت رقابتی را برای سازمان‌های بهره‌بردار ایجاد می‌کنند. در انتخاب چنین سیستم‌هایی توجه به دو ویژگی مهم یعنـی تسهیل امور و توسعه ارتباطات بیشترین تاثیرگذاری را دارند.
در مجموعه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه نیز با اتکا برهمین ۲ اصل، تلاش شده است تا علاوه بر پشتیبانی کامل از فرآیندها و تعاملات سازمانی و سهولت در تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، سایر مفاهیم و فرآیندهای مرتبط به حوزه اتوماسیون اداری آنلاین از سطح مدیران تا مراجعین به سازمان پوشش داده شوند. از سوی دیگر این مجموعه نرم‌افزاری با اتکا به دو نرم‌افزار کارها و نرم‌افزار جلسات، راهکاری موثر برای مدیریت کارهای تیمی و گروهی از سوی مدیران،‌ برگزاری جلسات بهینه و مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری سازمانی را ارائه کرده است.
از سوی دیگر، بهره‌گیری از ابزارها و سرویس‌های معمول حوزه اتوماسیون اداری شامل فکس، ایمیل، ‌پیامک، ECE و LINK برای ایجاد ارتباط درون سازمانی و تعاملات بیرون سازمان نیز در این مجموعه نقش محوری دارند. این ابزارها علاوه براینکه ارتباطات درونی و برونی سازمانی را سریع‌تر، دقیق‌تر و ارزان‌تر کرده‌‌اند، مفهوم ارتباطات در هر کجا و هر زمان را نیز عینیت بخشیده‌اند.

 

کارتابل‌های ‌موبایلی

در عصری که پرونده‌های بزرگ و حجیم، جای خود را به کارتابل‌های مجازی در موبایل‌ها و تبلت‌های کم وزن و کوچک داده‌اند، تولید محصولی متناسب با این تغییرات و تمرکز بر برترین تکنولوژی‌های روز و ترند جهانی در حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه، ‌مغفول نمانده است. ارائه اپلیکشن‌هایی با کارایی نسخه‌های تحت وب از اتوماسیون اداری دیدگاه و کارکردهای متنوع و مختلف آنها را می‌توان محصولاتی خلاقانه و بومی‌سازی شده از سوی چارگون دانست که همراه با تحولات جهانی، نظام اداری کشور را تحت تاثیر قرار داده‌ و به الگویی برای تلاش سایر دست‌اندرکاران و فعالان عرصه نرم‌افزار تبدیل شده‌اند.

 

پوشش گام به گام مفاهیم اتوماسیون اداری

بهره‌برداری از پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه که این روزها با استقبال سازمان‌های مشتری چارگون مواجه شده ‌است، موید توجه جدی چارگون به توسعه و ارتقای سبد محصولی دیدگاه و تکمیل چرخه‌های قابل پوشش در حوزه اتوماسیون اداری است. این سامانه با ارائه راهکاری مکانیزه برای پاسخ‌گویی به مخاطبان و مراجعین سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و خصوصی، موضوع تکریم ارباب رجوع که دغدغه‌ای بزرگ برای همه ارائه‌کنندگان خدمات است را محقق می‌کند، به روش‌های سنتی و دریافت نسخه‌های کاغذی پایان می‌دهد و از صرف هزینه‌های گزاف سازمان‌ها در مراحل ارسال، دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها و ایجاد ترافیک کاری در دبیرخانه‌ها می‌کاهد.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%b1%d9%86%d8%af-%d8%a7%d9%85%d8%b1%d9%88%d8%b2-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af/