سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه چیست و چه مزایایی دارد؟
امکانات سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه
در دهه های اخیر، به دلیل گسترش وسیع فعالیت های سازمان های بازرگانی و اداری بیش از پیش به یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی که بتواند حجم قابل توجهی از اطلاعات و مکاتبات را بدون هرگونه اتلاف وقت و هزینه مدیریت کند احساس شد. گذشته از این نیز، ضمن اینکه نامه نگاری های فیزیکی مشکلات خاص خود را داشت باعث مصرف بی رویه کاغذ در مراکز و ادارات مختلف می شد.
نرم افزار اتوماسیون اداری متشکل از بخش های مختلف و درعین حال یکپارچه ایست که بطور هماهنگ فعالیت می کنند. این نرم افزار متناسب با سیستم عامل ها و دستگاههای الکترونیکی مختلفی طراحی شده که بصورت آنلاین و آفلاین داده ها را پردازش می نماید. یکی از زیرسیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری، سیستم گردش مکاتبات اداری است.
امکانات سیستم گردش مکاتبات اداری چیست؟
سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه آنلاین درگاه های متنوعی را به منظور دریافت خودکار نامه ها و ارسال نامه فراهم می آورد. این سیستم بستری را فراهم میکند تا تمامی نامه هایی که از طریق فاکس، پست الکترونیکی و … به سازمان ارسال می شوند در سیستم اتوماسیون اداری ثبت و یا به گردش درآیند. بعلاوه کاربران با توجه به سطوح دسترسی سازمانی خود قادرند نامه ها را پاراف نویسی کرده، ارجاع داده و در میان انبوه نامه ها جستجو و پیگیری های لازم را به سادگی انجام دهند.
امکانات سیستم مدیریت دبیرخانه چیست؟
از قابلیتهای زیرسیستم مدیریت دبیرخانه رایگان، میتوان به امکان استخراج پیشفرض دسترسی ها از ساختار سازمانی اشاره کرد. با این امکان و با تعریف صحیح پست های سازمانی نیازی به صرف زمان و هزینه بیشتر برای مشخص نمودن سطوح دسترسی کاربران نخواهد بود. همچنین میتوان انواع پروندههای بایگانی را در سطح سازمان تعریف کرده مستندات را در پوشههای مجازی به طور نامحدود بایگانی نمود.
مشکل اساسی ای که در امور بایگانی وجود دارد، یافتن پروندهها در حجم انبوه مدارک صرفا با داشتن اندک اطلاعات از پرونده هاست. در سیستم مدیریت دبیرخانه امکان استخراج پیشینه کامل نامه ها و همچنین مستندات پیوست شده به آن ها با داشتن اطلاعات جزیی از یک نامه ی مرتبط فراهم شده که کار را برای کاربران این سیستم به اوج سادگی می رساند.
این سیستم علاوه بر اینکه با مستند کردن روال و عملیات سازمانی موجب شفافیت کاری میشود؛ دسترسی کارکنان به چرخه فعالیت های روزانه و تحلیل فرآیندها را ساده تر می کند.
وجود یک سیستم متمرکز تحت وب معضل فواصل جغرافیایی مراکز مخلتف سازمان ها را حل کرده و به پایگاهی برای تبادل اطلاعات و هماهنگی یک مجموعه تبدیل میگردد. راهکاری که این سیستم ارائه میکند؛ میتواند در نهایت به بهرهوری هر چه بیشتر سازمانها منجر شود.
- ثبت و پیگیری انواع بستههای مکاتباتی
- شخصی سازی فرمهای ورود اطلاعات
- مرتبسازی نمایش فهرستها به دلخواه کاربر
- جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع
- ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه
- جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه
- اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک
- فهرست توزیع در نرم افزار دبیرخانه
منبع:
https://blog.yar.cloud/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%DA%AF%D8%B1%D8%AF%D8%B4-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%88-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%DA%86%DB%8C/