شرایط مطالبه وجه ضمانت نامه بانکی:

فرد ذینفع برای مطالبه ضمانت نامه از طرف بانک ابتدا باید تمام شرایط قید شده در ضمانت نامه را رعایت کند و تمام مدارک مورد نیاز آین ضمانت نامه را تهیه کند و آن را به بانک تسلیم کند.

فرد ذینفع و ضامن در این ضمانت نامه باید توجه داشته باشند که، ضامن این سند در برابر گم شدن، اشتباه موجود در اسناد و مدارک و تاخیر در تحویل دادن آن به بانک هیچ گونه مسئولیتی ندارد و اینکه اگر ذینفع این ضمانت نامه تقاضای مطالبه وجه ضمانت نامه را دارد باید تا قبل از رسیدن تاریخ سررسید ضمانت نامه، تقاضای خودش را به بانک اعلام کند، زیرا اگر بعد از تاریخ ضمانت نامه این تقاضا را داشته باشد، ضامن می تواند در برابر تقاضای او مخالفت کند و از انجام آن خودداری کند.

در واقع این ضمانت نامه ها، همان تعهدات قید شده می باشند که در زمان عقد قرار داد امضاء می شود. هر زمان که کارفرما بر اساس موارد قید شده در ضمانت نامه، درخواست کند، بانک بدون قید و شرط مبلغ ذکر شده را برای کارفرما واریز می کند. این واریز زمانی انجام می شود که فرد متعهد، به تعهداتش تا سررسید تاریخ قرار داد بنا به هر دلیلی عمل نکرده باشد.

 

اجزاء و ارکان تشکیل دهنده ضمانت نامه بانکی:

ضمانت نامه میزانی از پول نقد و رایج موجود در کشور می باشد که به عنوان مشخص برای تعهد حسن انجام کار به حساب بانکی شخص متعهد واریز شده و در برابر آن ضمانت نامه صادر می شود. در ضمانت نامه های بانکی یک سری موارد برای ضمانت و امضاء طرفین وجود دارد که در ذیل به آن ها توضیح می دهیم:

• ضمانت خواه: این شخص در واقع کسی است که بانک با توجه به اعتبار موجود در بانک توسط شخص، امضاء ضمانت نامه او را تضمین می کند.
• ذینفع: کسی است که بانک تعهدات خواسته شده او را برایش ضمانت می کند.
• ضامن: در واقع در این سند بانک هم ضامن می باشد.
• وجه الضمان: مبلغ و اعتباری می باشد که به وسیله متعهد، برای ضمانت در بانک موجود می باشد.
• سررسید: تاریخ اتمام ضمانت نامه می باشد و حتما در متن ضمانت نامه آورده شده است.
• موضوع ضمانت نامه: میزان وجه پرداختی و اعتبار موجود ضمانت کننده می باشد.

انواع ضمانت نامه بانکی:

• ضمانت نامه های مناقصه یا مزایده: این ضمانت نامه ها برای شرکت در مناقصه خرید و فروش کالاهای دولتی به عنوان ضمانت نامه می باشد.
• ضمانت نامه ریالی تعهد پرداخت: این ضمانت نامه همان اعتبار شخص متعهد می باشد، که بانک با توجه به این اعتبار شخص را تضمین می کند.
• ضمانت نامه گمرکی: این ضمانت نامه برای پرداخت حق گمرکی کالای وارد شده توسط شخص می باشد و در صورت نپرداختن حق گمرکی در زمان مشخص متحمل جریمه مشخص شده می شود.
• ضمانت نامه پیمان: این ضمانت نامه ها، همان ضمانت نامه های پیمان کاری می باشند که برای گرفتن پروژه ای کاری دولتی، به کارفرمایان برای ضمانت درست کار می دهند.
• ضمانت نامه حسن انجام تعهد: این ضمانت نامه برای انجام درست تعهدات پیمانکار در تاریخ و زمان مشخص شده به کارفرما می باشد.
• ضمانت نامه پیش پرداخت: در ابتدای کارهای پیمانکاری، مبلغی برای انجام کارهای اولیه از طرف کارفرما به پیمانکار داده می شود، این ضمانت برای پرداخت این مبلغ می باشد.
• ضمانت نامه استرداد کسور وجه الضمان: این ضمانت نامه به این صورت است که توسط پیمانکار مبلغی معادل 10 در صد از صورت وضعیت پیمانکاری به کارفرما برای حسن انجام کار به کارفرما پرداخت می شود و کارفرما از این مبلغ نگهداری می کند.
• ضمانت نامه ریالی حسن انجام کار: بعد از به اتمام رسیدن یک پروژه پیمانکاری، ضمانت نامه توسط پیمانکار به کارفرما برای انجام درست و تضمین شده به کارفرما می دهد.

 شما می توانید برای بالابردن راندمان امور شرکت و سازمان خود از نرم افزار های سازمانی مثل نرم افزار فروش استفاده کنید.

نحوه محاسبه کارمزد ضمانت نامه های بانکی:

زمانی که شرکت های پیمانکاری برای تضمین انجام کارها و شرکت در مناقصات، وجه نقد، سفته و یا اموال غیر منقول را نزد بانک قرار می دهند، کارمزدی از طرف بانک محاسبه می شود. برای محاسبات این کارمزدها باید به بخشنامه ای که از طرف بانک مرکزی صادر شده است رجوع کنید.

این ضمانت نامه ها سفته و یا اموال غیرمنقول می باشد محاسبات کارمزد آن ها به شرح ذیل می باشد:

• ضمانت نامه حسن انجام تعهدات: ماهیت واقعی این ضمانت نامه ها غیر مالی می باشد و تاثیر ریالی برای بانک ها ندارد و ضمانت نامه ها شخص متعهد محسوب می شود.
• ضمانت نامه وجه نقد: در ضمانت نامه وجه نقد مقداری پول به حساب متعهد برای حسن انجام تعهدات، شرکت در مناقصه و تعهدات دیگر واریز می شود و مقداری از این مبلغ برای کارمزد بانکی نیز می باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%b6%d9%85%d8%a7%d9%86%d8%aa-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/

مهمترین ماژول‌های یک سیستم اتوماسیون اداری می‌توان این موارد را نام برد :

سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری :

نرم افزار دبیرخانه از اصلی‌ترین ماژول‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. این سیستم درگاه‌های مختلفی را برای دریافت و ارسال خودکار نامه‌ها در سازمان فراهم می‌کند. به کمک این سیستم تمامی نامه‌هایی که از طریق فاکس، پست الکترونیک و امثال آن به سازمان ارسال می‌شوند در سیستم اتوماسیون ثبت و به گردش می‌آیند. امکان پاراف نویسی و ارجاع نامه‌ها در سیستم و جستجوی محتوا و نامه ها از دیگر قابلیت های با اهمیت این سیستم است.

 

کارتابل آفلاین :

احتمال عدم دسترسی به اینترنت برای کاربران نرم افزارهایی که به صورت آنلاین کار می کنند یک دغدغه ذهنی ست. با توجه به این نکته، تعبیه یک سیستم کارتابل آفلاین که به کمک آن بتوان به قسمت های مهم اتوماسیون اداری دسترسی داشت و آن ها را کنترل کرد امری حیاتی بنظر می رسد.

 

مدیریت جلسات و سازماندهی فرآیندها :

یکی دیگر از قابلیت هایی که نرم افزارهای اتوماسیون اداری را قدرتمند می کند و نرم افزار اتوماسیون اداری نیز از آن بهره می برد، امکان تنظیم، ثبت، برگزاری، پیگیریی جلسات و نگهداشت گزارشات و اسناد آن هاست. پیش از این مدیریت این امور بر عهده ی نیروی انسانی بوده و این امر موجب زمان بر شدن و بالاتر بودن احتمال خطای آن می شد.

 

بهره گیری از راهکارهای BPMS :

این سیستم راهکاری برای یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی، وظایف، کسب و کارها، مشتریان و شرکا با یکدیگر را ارائه می کند. استفاده از این سیستم که یک ابزار واقعی برای طراحی، اجرا و بهبود فرآیندهای کسب و کار است می تواند راه حلی برای بسیاری از دوباره کاری ها در سازمان باشد.

 

پیاده‌سازی و استقرار نرم افزار

طراحی، راه اندازی و بطورکلی پیاده سازی و استقرار سیستم اتوماسیون اداری فرآیندی حساس، اصولی و نیازمند دانش و تجربه کافی در این زمینه است. از دیگر عواملی که بر قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر مستقیم خواهد گذاشت همین مساله خواهد بود.

 

تعداد کاربران

عموما قیمت گذاری برای نرم افزار اتوماسیون اداری به تعداد کاربران استفاده کننده از این سیستم نیز بستگی دارد. هر چه تعداد این کاربران بیشتر باشد طبیعتا قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری به دلیل نیاز به امکانات و پردازش های بیشتر، افزایش می یابد.

 

آموزش کاربران

اضافه شدن یک سیستم اتوماسیون، تغییری اساسی در سازمان محسوب می‌شود. مطمئنا اولین واکنش هر نیروی کار به تغییرات در سازمان، مقاومت در برابر تغییر است. با علم به اینکه این مقاومت عموما به دلیل نبود آگاهی نسبت به ابزارها و یا تغییرات جدید است، واضح خواهد بود که آموزش کارکنان سازمان و کاربران سیستم‌های جدید می‌تواند تا حد زیادی از این مقاومت در برابر تغییر جلوگیری نماید. درنتیجه در نظر گرفتن آموزش صحیح، کامل و دوره‌ای برای کاربران هر سیستم جدید می‌تواند بر میزان هزینه‌های استقرار سیستم بیافزاید.

 

پشتیبانی و خدمات پس از فروش

برای خریداران هر محصولی، بخصوص محصولات نرم افزاری و محصولاتی که نیازمند دانش تخصصی بیشتری هستند، اصلی‌ترین دغدغه، خدمات پس از فروش و پشتیبانی ست. حضور یک تیم متخصص و حرفه‌ای که بتواند اعتماد و توجه مخاطبان را برانگیزد، با وجود اینکه ممکن است بر هزینه‌های شما بیافزاید اما قطعا موجب آرامش و اطمینان و اعتماد شما به خرید می‌شود. سیستم اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست و نیازمند پشتیبانی تمام وقت و حرفه ای خواهد بود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%af%d8%b1%d8%a8%d8%a7%d8%b1%d9%87-%d9%82%db%8c%d9%85%d8%aa-%d8%ae%d8%b1%db%8c%d8%af-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7/

ارزیابی فرصت هایی برای استفاده از شیوه حسابداری مدیریت در فرایند ایمنی کار:

بهترین نرم افزار حسابداری مدیریت یکی از عوامل با اهمیت در مدیریت تصمیم گیری می‌باشد و به هنگام سرمایه گذاری برای هر سازمان، سازگاری یا رویکرد ایمنی و ترفند تجاری ارزشی، فراهم می‌کند و هم چنین ما را قادر می سازد به جای چندین هدف که در تضاد با هم هستند، یک هدف اشتراکی را ببینیم.

با استفاده از روش BSC قادر خواهیم بود نظرات خویش را برای اقداماتی جهت کسب تصمیم گیری مناسب، به کار گیریم. معانی و شیوه های تخمین منفعت در سرمایه گذاری های دارای امنیت، موجود می‌باشند ولی می‌بایست از نظر MA گسترش یابند.

 

مداخلات و میانجی‌ گری های ایمنی:

مزیت های غیرپولی، مثل توسعه ایمنی و نفع بردن، می‌بایست در کنار مزیت های پولی مورد توجه باشند. توسعه نفع بری سبب عملکرد بیشتر و مناسب تر سوددهی می‌شود، غالبا میانجی‌گری ایمنی را موجب توسعه بهره‌ وری می‌توانیم در نظر بگیریم. میانجی‌گری ایمن امکان دارد تاثیرات مثبتی، مثل تعهد بیشتر کارمندان را به دنبال بیاورد ولی آگاهی از علت اصلی هر موضوعی مشکل است. اضافه بر این، چگونگی و در معرض استفاده بودن داده های مربوط به سلامت هم اکنون نیز یک محدودیت کلی برای عملکرد تجاری و پیوند OSH محسوب می‌شود.

مسئله دیگر انتخاب کردن پایه و ماخذی است که به صورت واقعی بر عملکرد سازمان تاثیرگذار است. احتساب و تصمیم گیری در موردهای ساده‌ای که از یک تصادف قابل جلوگیری که در آن هزینه های بی‌ واسطه‌ ای وجود دارد و طریقه پیشگیری از آن شناخته شده باشد، عمل ساده‌ ای است. با این وجود اغلب موارد، هنگام تخمین هزینه و مزیت های سرمایه گذاری OHS و میانجی‌گری ها، می‌بایست نقاط ضعف روش به کار برده شده را تشخیص دهیم.

یک سری فرض ها وجود دارد که باید به آن توجه شود از جمله؛ مشکلات بنیادی ناشی از نبود اطمینان، بررسی، تحلیل مقدار منفعت ها و هزینه ها که هیچ گونه پاسخ مناسبی برای این گونه سوالات وجود ندارد اما این مفاهیم، تعریف یا توضیح یک مجموعه MA می‌باشند.

استفاد از تقویم آنلاین برای مدیریت بهتر زمان های جلسات، پروژه ها و… پیشنهاد می شود.

 

شیوه عمل کردن میانجی‌ گری های OHS:

در شرایط معمولی میانجی‌گری های OHS هیچ گاه به صورت آزمایش کنترل شده نیستند و به همین علت نمی‌توان کل نتیجه ناشی از میانجی‌گری را در آن گنجاند چون امکان دارد در سال های بعدی رخ دهد و علت واقعی و واضحی در دست نباشد. باید در نظر داشت که بعضی از اتفاق ها قادرند بدون هیچ گونه دخالتی اتفاق افتند. میانجی‌گری های OHS قادر هستند جهت پیشگیری از حوادث مورد استفاده قرار گیرند، ولی اغلب، حوادث به صورت اتفاقی یا تصادفی اتفاق می‌افتند و حدس و احتمال به صورت معمولی کم است.

در BSC، ارزش پولی ندادن برای همه چیز و اضافه کردن مقادیر غیرمالی در فرایند محاسبات، یک ایده مناسب است. شیوه BSC با ترفند های ایمنی و اهداف تجارت، مطابقت و هماهنگی دارد به ویژه زمانی که ایمنی برای تجارت امر مهمی تلقی شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%db%8c%d8%af%da%af%d8%a7%d9%87-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%af%d8%b1-%d8%ae%d8%b5%d9%88%d8%b5-%d8%a7%db%8c%d9%85%d9%86%db%8c-%d9%88/

پاسخ سوالات هوش مصاحبه شغلی

افرادی که از هوش بالاتری (به ویژه هوش هیجانی) برخوردار هستند، خویشتن‌دارتر از دیگران هستند، انگیزه رشد و پیشرفت بیشتری نسبت به دیگران دارند، کنترل بهتری روی رفتارها، برخوردها و احساسات خود دارند و به دلیل دارا بودن حس همدلی بیشتر و روحیه تیمی بهتر، خصوصا در سازمان‌های خدماتی سودمندتر ظاهر می‌شوند.

اما برای تست هوش این افراد روش‌های مختلفی ابداع و پیشنهاد شده است. روش‌هایی که برخی از آن‌ها صرفا در برگیرنده تعدادی سوال هستند و برخی دیگر، که برای همه ما نیز آشنا هستند، در تعدادی تصویر خلاصه شده‌اند و چند گزینه.

 

۱) تست هوش تصویری

یکی از معتبرترین و مشهورترین تست هوش‌های تصویری تست هوش ریون (Raven Intelligence Test) است. احتمال این‌که با سوالات این تست هوش یا دست کم سوالاتی از این دست در مصاحبه شغلی خود رو به رو شوید، بسیار بالا است. تعدادی از سوالات این تست هوش فوق‌العاده را بررسی می‌کنیم. برای پاسخ، تنها کافی است تصویر جا مانده را از میان شش گزینه پیشنهادی انتخاب کنید.

 

نمونه سوال یک

کاملا مشخص است که در این تست، تنها کافی است به پترن جا افتاده دقت کنید. اگرچه ممکن است گزینه چهارم کمی گمراه کننده باشد اما نوک شکل خارج از پترن است و رد می‌شود. در نتیجه، گزینه ششم پاسخ صحیح است. (برای شمارش از سمت چپ، بالا شروع کنید)

 

نمونه سوال دو

این تصویر نیز از همان استراتژی تست اول یعنی پترن جا افتاده پیروی می‌کند. در این تست، ممکن است در ابتدای امر کمی به دلیل خطای دید شما را گمراه کند. با این حال، کافی است بیشتر دقت کنید تا گزینه اول را به درستی انتخاب کنید.

 

نمونه سوال سه

این قبیل تست‌ها از یگ الگوریتم خاص پیروی می‌کنند و شما باید بتوانید آن الگوریتم را شناسایی کرده و از روی آن، تصویر جا افتاده را انتخاب کنید. اگر دقت کرده باشید، تصویر دوم در الگوریتم سمت چپ، کسر یک لوزی از تصویر بالایی است. پس در سمت راست نیز کافی است لوزی را کسر کنید تا به گزینه پنجم برسید.

 

نمونه سوال چهار

درست مثل تست بالا، در این تست تصویری ریون نیز در ردیف‌های سوم تنها یک پره به سمت چپ اشکال بالایی اضافه شده است. با این اوصاف، پاسخ صحیح گزینه ششم (تصویر با پنج پره کامل) خواهد بود.

 

نمونه سوال پنج

این تست برعکس تست‌های قبل است. در حقیقت در این تست تصویری ریون، تصویر سوم چه در ردیف و چه در ستون، حذف تصویر دوم از تصویر اول است. پس پاسخ نهایی گزینه سوم خواهد بود.

استفاد از تقویم آنلاین برای مدیریت بهتر زمان های جلسات، پروژه ها و… پیشنهاد می شود.

۲) سوالات هوش

شاید برای‌تان جالب باشد که بدانید مصاحبه شغلی گوگل، تنها با استفاده 5 سوال هوش به ظاهر ساده بخش عمده‌ای از متقاضیان شغل در این ابر شرکت را کنار گذاشته است. سوالات هوش، معمولا از بدیهیات و بر اساس اشیا یا عوامل ساده و قابل فهم برای افراد طراحی می‌شوند و با این وجود، پاسخ‌گویی به آن‌ها نیاز به ضریب هوشی واقعا بالایی دارد. به چند مورد از این دست سوالات دقت کنید:

۸ توپ بیلیارد وجود دارد. یکی از آن‌ها به لحاظ وزنی سنگین‌تر از بقیه است. به چند بار اندازه‌گیری نیاز دارید تا بدون استفاده از ترازو و وزنه بتوانید توپ سنگین‌تر را تشخیص دهید؟

پاسخ: توپ‌ها را به سه گروه تقسیم می‌کنیم. دو گروه که سه عدد توپ دارند و یک گروه دو توپی. اکنون گروه‌های سه توپی را وزن کنید (یک‌بار).

دو حالت پیش می‌آید. اگر غیر هم وزن بودند، گروه سنگین‌ر را بردارید و بار دیگر دو عدد از این سه توپ را وزن کنید (دوبار).

باز هم دو حالت پیش می‌آید. اگر یکی سنگین‌تر بود که همان توپ مورد نظر است و اگر هم‌وزن بودند توپ سوم که وزن نشده است توپ ما است. اما اگر دو گروه هم وزن بودند، کافی است دو توپ گروه دو توپی را وزن کنید تا به جواب برسید. پس دو بار وزن کردن نیاز است تا به توپ سنگین‌تر برسیم.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b3%d9%88%d8%a7%d9%84%d8%a7%d8%aa-%d9%87%d9%88%d8%b4-%d9%85%d8%b5%d8%a7%d8%ad%d8%a8%d9%87-%d8%b4%d8%ba%d9%84%db%8c/

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

1. تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
2. نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
4. به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
5. تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
6. صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
7. تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
8. هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

فرایند کار دبیرخانه :

دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های هر سازمان به شمار می رود که فعالیت ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد و باید به آنها اهمیت بسیاری داده شود. فرایند کار این بخش به این نحو است که تمامی گردش هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه های ادرای می باشد را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.در سیستم سنتی این بخش که نامه ها به صورت فیزیکی ارسال می شد دشواری های زیادی وجود داشت و شاید در این بین نامه ای گم می شد.

ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه های اداری به طور کامل انجام می شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه می باشد و به همین دلیل تمامی سازمان ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می دهند.

 

انواع نامه های اداری :

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامه های اداری صحبت کرده ایم. مهمترین آنها عبارت می باشد از :

 

1.نامه های درون سازمانی :

این نامه ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان می باشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع می شوند. به عنوان مثال :

•  نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین تر ارسال می شود.
•  نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می شود.
•  نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می شود.
•  نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

استفاده از سیستم اتوماسیون آنلاین برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

استفاده از سیستم اتوماسیون آنلاین برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

استفاده از سیستم اتوماسیون آنلاین برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

حسابداری ضمانت نامه های بانکی:

حسابداری آنلاین ارزان ضمانت نامه های بانکی برای شرکت های پیمانکاری می باشد و این نوع از حسابداری مورد توجه تمام شرکت های پیمانکاری نیز می باشد. حسابداری این بخش از فعالیت، بسیار مهم است، زیرا کارفرما برای بخش دولتی می باشد و اجرا کننده کار و یا همان پیمانکار، برای بخش خصوصی می باشد. در مواردی هم وجود دارد که کارفرما شخص حقوقی و شرکت خصوصی و یا شخص حقیقی باشد و یا اینکه پیمانکار شخص حقیقی باشد.

یکی از سختی های حسابداری ابری ضمانت نامه های بانکی سیستمی بودن این ضمانت نامه ها توسط بانک می باشد. زیرا با مرجعه به بانک و تقاضای اطلاعات این ضمانت نامه ها، متصدیان بانکی یک سری اطلاعات کلی از سیستم می دهند و اطلاعات جزئی مورد نیاز حسابداران که محاسبه کارمزد، بهره، سپرده بانکی و دیگر موارد مورد نیاز می باشند را نمی دهند، بلکه به صورت کلی ارائه می دهند. حسابداران هم مجبور به ثبت این اطلاعات به صورت کلی می شودند.

با توجه به اینکه، حسابداران باید این اطلاعات را به صورت کلی ثبت کنند، ولی باید به درستی محاسبات در سیستم اطمینان کامل داشته باشند و برای صدور ضمانت نامه کم هزینه ترین روش را به مدیریت شرکت پیمانکاری اعلام کند.

شرایط مطالبه وجه ضمانت نامه بانکی:

فرد ذینفع برای مطالبه ضمانت نامه از طرف بانک ابتدا باید تمام شرایط قید شده در ضمانت نامه را رعایت کند و تمام مدارک مورد نیاز آین ضمانت نامه را تهیه کند و آن را به بانک تسلیم کند.

فرد ذینفع و ضامن در این ضمانت نامه باید توجه داشته باشند که، ضامن این سند در برابر گم شدن، اشتباه موجود در اسناد و مدارک و تاخیر در تحویل دادن آن به بانک هیچ گونه مسئولیتی ندارد و اینکه اگر ذینفع این ضمانت نامه تقاضای مطالبه وجه ضمانت نامه را دارد باید تا قبل از رسیدن تاریخ سررسید ضمانت نامه، تقاضای خودش را به بانک اعلام کند، زیرا اگر بعد از تاریخ ضمانت نامه این تقاضا را داشته باشد، ضامن می تواند در برابر تقاضای او مخالفت کند و از انجام آن خودداری کند.

در واقع این ضمانت نامه ها، همان تعهدات قید شده می باشند که در زمان عقد قرار داد امضاء می شود. هر زمان که کارفرما بر اساس موارد قید شده در ضمانت نامه، درخواست کند، بانک بدون قید و شرط مبلغ ذکر شده را برای کارفرما واریز می کند. این واریز زمانی انجام می شود که فرد متعهد، به تعهداتش تا سررسید تاریخ قرار داد بنا به هر دلیلی عمل نکرده باشد.

برای تقویم شمسی به میلادی استفاده از تقویم آنلاین یار پیشنهاد می شود.

 

اجزاء و ارکان تشکیل دهنده ضمانت نامه بانکی:

ضمانت نامه میزانی از پول نقد و رایج موجود در کشور می باشد که به عنوان مشخص برای تعهد حسن انجام کار به حساب بانکی شخص متعهد واریز شده و در برابر آن ضمانت نامه صادر می شود. در ضمانت نامه های بانکی یک سری موارد برای ضمانت و امضاء طرفین وجود دارد که در ذیل به آن ها توضیح می دهیم:

• ضمانت خواه: این شخص در واقع کسی است که بانک با توجه به اعتبار موجود در بانک توسط شخص، امضاء ضمانت نامه او را تضمین می کند.
• ذینفع: کسی است که بانک تعهدات خواسته شده او را برایش ضمانت می کند.
• ضامن: در واقع در این سند بانک هم ضامن می باشد.
• وجه الضمان: مبلغ و اعتباری می باشد که به وسیله متعهد، برای ضمانت در بانک موجود می باشد.
• سررسید: تاریخ اتمام ضمانت نامه می باشد و حتما در متن ضمانت نامه آورده شده است.
• موضوع ضمانت نامه: میزان وجه پرداختی و اعتبار موجود ضمانت کننده می باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%b6%d9%85%d8%a7%d9%86%d8%aa-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/

احکام – فرم های اداری و دفاتر

در اصطلاح اداری حکم نوشته ای است که به موجب آن فردی از مقامات صلاحیت دار سازمان و دستگاه اداری به سمتی منصوب و یا انجام کاری به وی محول می شود که به دو صورت احکام استخدامی و یا احکام ماموریت کارکنان دستگاه اجرایی تهیه و تنظیم می شود. ارکان احکام اداری نیز به قرار زیر است:

• نام و مشخصات گیرنده و یا اجرا کننده حکم
• موضوع و هدف از تدوین حکم
• تاریخ شروع و پایان دستورات داده شده و یا مدت اعتبار حکم
• نام، مشخصات سازمانی و امضای مقام صلاحیت دار دستور دهنده
• شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور سازمان ذیربط

فرم اداری کاغذی با عنوان مخصوص است که بعضی قسمت های آن برای ثبت اطلاعاتی از قبیل نام، مشخصات، تاریخ و سایر جزئیات توصیفی خالی گذاشته می شود. فرم های اداری دارای مزایای بسیار زیادی هستند که بطور خلاصه می توان به این مزایا اشاره نمود:

• کمک به مدیریت و کارکنان سازمان در اتخاذ تدابیر صحیح اداری
• جلوگیری از سرگردانی ارباب رجوع درباره تشریف کار
• تسریع در جریان امور و فرآیندهای اداری
• ایجاد هماهنگی در روش های انجام کار
• سهولت در ضبط کتبی اطلاعات به هنگام جمع آوری و سهولت در استخراج اطلاعات گردآوری شده

 

صرفه جویی در وقت و هزینه های اداری

انواع فرم های اداری که در نظام اداری مورد استفاده و بهره برداری قرار می گیرد به قرار زیر است:

• فرم های عمومی: فرم هایی که در تمامی دستگاه های اداری و با منظور خاص تهیه و توزیع شده است،
  مانند فرم حکم استخدامی و فرم تقاضای مرخصی
• فرم های اختصاصی: فرم هایی خاص سازمان مشخص که بمنظور اهداف ویژه تدوین می شود مانند فرم پیگیری نامه و یا درخواست وام که به دو شکل دائم و موقت تهیه می شوند.
• فرم نامه: فرم های یکنواختی که بخش های مختلف آن مشخص شده و چاپ شده و فرد سایر بخش ها را تکمیل می کند، مانندفرم های درخواست کالا و یا خدمات در ادارات.
• فرم های ویژه: فرم های نامتعارفی که توسط واحدهای اداری و یا ادارات مشخصی تهیه و استفاده می شود و عمومیت مکانی و زمانی ندارند، مانند فرم اطلاعات تماس گیرندگان دفتر مدیرکل اداری و مالی.

دفاتر اداری به دفاتری گفته می شود که در ادارات و سازمان ها استفاده می شود و عموما دفاتر اندیکاتور، ارسال مراسلات، دفاتر مالی و … را شامل می شود. بهتر آن است که در نوشتن دفاتر اداری از خط خوش و دقت کافی استفاده گردد تا برای یافتن اطلاعات لازم، مشکلات کمتری برای مراجعین پیش آید. با پدید آمدن رایانه و نرم افزارهای رایانه ای، استفاده از دفاتر جای خود را به اتوماسیون اداری داده است.

 مطالب  فرم جریمه و پاداش و فرمت گزارش مدیریتی  را در وبلاگ یار بخوانید.

شیوه نگارش نامه های اداری :

شیوه نگارش عبارتست از قواعدی که رعایت آنها علاوه بر آسان سازی کار خواننده و نویسنده در ارتباط
بهتر، زیبایی نوشته را نیز به ارمغان می آورد. این قوانین دو بخش را شامل می گردند: واژه بندی و نشان گذاری.
ترکیب واژگان با یکدیگر آغازگر هر نوشتاری است؛ از ترکیب واژگان جملات ساخته می شوند و از ترکیب چند جمله یک بند یا پاراگراف به وجود می آید. هر پاراگراف می تواند بخشی از یک نامه و یا نوشتار دیگر باشد. از مجموع پاراگراف ها، صفحات نامه ها، کتاب ها و نوشتار دیگر پدید می آید. پس هنر هر نویسنده در ابتدای امر استفاده بجا و مناسب از واژگان متناسب و زیبا است.
انتخاب واژگان مناسب برای نامه نگاری از اهمیت والایی برخوردار است، انتخاب واژه به میزان دانش، تجربه، شخصیت، سلیقه و ورزیدگی نویسنده بستگی دارد. زبان فارسی غنی از واژگان بسیاری است که برای تبیین یک موضوع استفاده می شود، پس با مطالعه آثار ادبی فاخر دامنه لغات بسیار پرباری ایجاد می شود که در نگارش متون ادبی و اداری کاربرد دارد. بسیاری از واژگان شاید به تنهایی زیبا باشند، اما باید به تاثیر آن در جمله توجه داشت، چراکه در ترکیب جمله می تواند معنای بسیار بدی در ذهن ایجاد کند. توصیه می شود با استفاده از واژگان زیبا، ساده و روان، متنی را به خواننده تحویل دهید که وی را با چندگانگی معنایی، پیچیدگی متنی و سطحی بودن مطالب مواجه نکند. از دیگر سوی، انطباق متن نوشته شده با دستور زبان فارسی و ساختار مناسب و منطقی مهم می باشد.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

• عادی
• بازکردنی
• قابل کنترل
  :
•  
• دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
• ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
• پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
• ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
• ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
• در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

 

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

• تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
• توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
• تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
• تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
• انجام امور چاپ و تکثیر

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

 

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

 

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

• کنترل نامه
• دریافت نامه
• ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
• ثبت در دفتر اندکس
• ارجاع به مدیر
• توزیع (بین اقدام کنندگان)

 مطالب نمونه گزارش عملکرد به مدیر را در وبلاگ یار بخوانید.

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

• تهیه نامه
• ثبت در اندیکاتور یا رایانه
• ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

حسابداری ضمانت نامه های بانکی:

حسابداری آنلاین ارزان ضمانت نامه های بانکی برای شرکت های پیمانکاری می باشد و این نوع از حسابداری مورد توجه تمام شرکت های پیمانکاری نیز می باشد. حسابداری این بخش از فعالیت، بسیار مهم است، زیرا کارفرما برای بخش دولتی می باشد و اجرا کننده کار و یا همان پیمانکار، برای بخش خصوصی می باشد. در مواردی هم وجود دارد که کارفرما شخص حقوقی و شرکت خصوصی و یا شخص حقیقی باشد و یا اینکه پیمانکار شخص حقیقی باشد.

یکی از سختی های حسابداری ابری ضمانت نامه های بانکی سیستمی بودن این ضمانت نامه ها توسط بانک می باشد. زیرا با مرجعه به بانک و تقاضای اطلاعات این ضمانت نامه ها، متصدیان بانکی یک سری اطلاعات کلی از سیستم می دهند و اطلاعات جزئی مورد نیاز حسابداران که محاسبه کارمزد، بهره، سپرده بانکی و دیگر موارد مورد نیاز می باشند را نمی دهند، بلکه به صورت کلی ارائه می دهند. حسابداران هم مجبور به ثبت این اطلاعات به صورت کلی می شودند.

با توجه به اینکه، حسابداران باید این اطلاعات را به صورت کلی ثبت کنند، ولی باید به درستی محاسبات در سیستم اطمینان کامل داشته باشند و برای صدور ضمانت نامه کم هزینه ترین روش را به مدیریت شرکت پیمانکاری اعلام کند.

 شما می توانید برای بالابردن راندمان امور شرکت و سازمان خود از نرم افزار های سازمانی مثل نرم افزار فروش استفاده کنید.

 

شرایط مطالبه وجه ضمانت نامه بانکی:

فرد ذینفع برای مطالبه ضمانت نامه از طرف بانک ابتدا باید تمام شرایط قید شده در ضمانت نامه را رعایت کند و تمام مدارک مورد نیاز آین ضمانت نامه را تهیه کند و آن را به بانک تسلیم کند.

فرد ذینفع و ضامن در این ضمانت نامه باید توجه داشته باشند که، ضامن این سند در برابر گم شدن، اشتباه موجود در اسناد و مدارک و تاخیر در تحویل دادن آن به بانک هیچ گونه مسئولیتی ندارد و اینکه اگر ذینفع این ضمانت نامه تقاضای مطالبه وجه ضمانت نامه را دارد باید تا قبل از رسیدن تاریخ سررسید ضمانت نامه، تقاضای خودش را به بانک اعلام کند، زیرا اگر بعد از تاریخ ضمانت نامه این تقاضا را داشته باشد، ضامن می تواند در برابر تقاضای او مخالفت کند و از انجام آن خودداری کند.

در واقع این ضمانت نامه ها، همان تعهدات قید شده می باشند که در زمان عقد قرار داد امضاء می شود. هر زمان که کارفرما بر اساس موارد قید شده در ضمانت نامه، درخواست کند، بانک بدون قید و شرط مبلغ ذکر شده را برای کارفرما واریز می کند. این واریز زمانی انجام می شود که فرد متعهد، به تعهداتش تا سررسید تاریخ قرار داد بنا به هر دلیلی عمل نکرده باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%b6%d9%85%d8%a7%d9%86%d8%aa-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/