• عادی
  • بازکردنی
  • قابل کنترل
    :
  •  
  • دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
  • ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
  • پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
  • ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
  • ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
  • در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

 

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

  • تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
  • توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
  • تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
  • تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
  • انجام امور چاپ و تکثیر

سیستم دبیرخانه

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

 

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

 

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

  • کنترل نامه
  • دریافت نامه
  • ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
  • ثبت در دفتر اندکس
  • ارجاع به مدیر
  • توزیع (بین اقدام کنندگان)

 مطالب نمونه گزارش عملکرد به مدیر را در وبلاگ یار بخوانید.

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

  • تهیه نامه
  • ثبت در اندیکاتور یا رایانه
  • ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/