دبیرخانه الکترونیک چیست؟

به واحد دبیرخانه ای که عملیات های ثبت نامه، بایگانی نامه، شماره گذاری نامه، توزیع نامه، صدور نامه را به صورت الکترونیک انجام می دهد، دبیرخانه الکترونیک می گویند.

با توجه به افزایش روز افزون مکاتبات اداری، سازمان ها لزوم استفاده از یک نرم افزار را برای ایجاد دبیرخانه های الکترونیک احساس کردند. می توان گفت دبیرخانه قلب واحد های اداری هر سازمانی می باشد. سازمان ها همیشه دغدغه ایجاد یک سیستم جامع دبیرخانه را داشته اند. تنها راه حل موجود خرید نرم افزار دبیرخانه می باشد.

در دبیرخانه الکترونیک کنترل، عملیات و مدیریت امور دبیرخانه به صورت الکترونیک انجام می شود. بدیهی است که میزان خطای انسانی کاهش یابد و رضایت شغلی افزایش یابد.

دبیرخانه سنتی چیست؟

به واحد دبیرخانه ای که عملیات های ثبت نامه، بایگانی نامه، شماره گذاری نامه، توزیع نامه، صدور نامه را به صورت سنتی و دستی انجام می دهد، دبیرخانه سنتی می گویند.

در سیستم دبیرخانه سنتی کنترل و مدیریت عملیات توسط نیروی انسانی و سنتی انجام می شود. در سیستم سنتی به جای استفاده از نرم افزار دبیرخانه از دفتر اندیکاتور استفاده می شود. یعنی نامه های وارده و صادره به محض ورود تحویل مسئول دبیرخانه شده و در دفتر اندیکاتور ثبت می گردید.

تفاوت دبیرخانه الکترونیک با دبیرخانه سنتی

  • ثبت نامه ها
  • جستجو نامه ها
  • بایگانی نامه ها
  • دسترسی به نامه ها
  • توزیع نامه ها

منبع:
https://yeganehsoft.com/%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A7%D9%84%DA%A9%D8%AA%D8%B1%D9%88%D9%86%DB%8C%DA%A9-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA/