فرایند کار دبیرخانه :
دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های هر سازمان به شمار می رود که فعالیت ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد و باید به آنها اهمیت بسیاری داده شود. فرایند کار این بخش به این نحو است که تمامی گردش هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه های ادرای می باشد را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.در سیستم سنتی این بخش که نامه ها به صورت فیزیکی ارسال می شد دشواری های زیادی وجود داشت و شاید در این بین نامه ای گم می شد.
ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه های اداری به طور کامل انجام می شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه می باشد و به همین دلیل تمامی سازمان ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می دهند.
انواع نامه های اداری :
شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامه های اداری صحبت کرده ایم. مهمترین آنها عبارت می باشد از :
1.نامه های درون سازمانی :
این نامه ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان می باشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع می شوند. به عنوان مثال :
- نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین تر ارسال می شود.
- نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می شود.
- نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می شود.
- نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.
نامه های برون سازمانی :
همانطوری که از نام این نامه ها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال می شود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی می گویند. به عنوان مثال :
- نامه ای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال می شود.
- نامه ای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده می شود.
- نامه ای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار می روند.
- نامه ای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان می باشند.
سیستم شماره گذاری نامه های اداری :
در مقاله شماره گذاری صحیح نامه های اداری در خصوص سیستم شماره گذاری صحبت کرده ایم اما در دبیرخانه باید با آن آشنایی داشته باشید. اگر بخواهید به روش سنتی این سیستم را یاد بگیرید به صورت فیزیکی می باشد و باید در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت برسانید. اما باید بدانید نرم افزاری که برای این بخش طراحی شده است روش های متنوعی را برای شماره گذاری روی هر نامه ارائه می دهد و شما با هر یک از آن روش ها که راحت تر باشید می توانید کار کنید تا نامه های سازمان را به ثبت برسانید. اگر تعداد نامه ها زیاد باشد و سازمان نامه های اداری زیادی داشته باشد این سیستم به خوبی پاسخگوی آن نامه ها می باشد و می تواند به بهترین نحو ممکن نامه ها را به ثبت برساند.
استفاده از دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.
لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :
امروزه بیشتر سازمان ها و اداره ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت تر کردن کارها به وجود می آید و سازمان ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه می باشد که کارایی و عملکرد بسیار مناسبی دارد.
شما با خرید این نرم افزار می توانید نامه های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید گردش نامه ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می شود و عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می بخشد.
منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/